Podatki o upravljavcu zbir osebnih podatkov

Naziv: Ministrstvo za gospodarstvo, turizem in šport

Naslov: Kotnikova ulica 5, 1000 Ljubljana

Elektronska pošta: gp.mgts@gov.si

Telefon: 01 400 33 11

Kontakti pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO)

Ime in priimek: Katja Gregorčič Belšak

Naslov: Ministrstvo za gospodarstvo, turizem in šport, Kotnikova ulica 5, 1000 Ljubljana, s pripisom »za pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov«

Elektronska pošta: dpo.mgts@gov.si

Telefon: 01 400 33 11

Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov.

Naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana

Elektronska pošta: gp.ip@ip-rs.si

Telefon: 01 230 97 30

Spletna stran: https://www.ip-rs.si/

Izjava o varstvu osebnih podatkov

Evidenca obiskovalcev (vstopov in izstopov iz uradnih prostorov ministrstva)

Namen obdelave osebnih podatkov: Varovanje premoženja, življenja ali telesa zaposlenih ter reda v prostorih ministrstva, zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v ali iz službenih prostorov.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, 85. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Vrste osebnih podatkov: datum vpisa, osebno ime osebe, ki namerava vstopiti, zaposlitev oziroma organizacija, iz katere prihaja (če jo zastopa), razlog vstopa (navedba imena in priimka obiskane osebe), ura vstopa in izstopa, po potrebi pa tudi številka in vrsta uradnega identifikacijskega dokumenta obiskovalca, naslov prebivališča ter vrsta in registrska številka vozila.

Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Pooblaščeni organi varovanja.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatkov se ne prenaša v tretje države ali v mednarodno organizacijo.

Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Podatki se hranijo 90 dni od vpisa, nato se uničijo.

Informacije o obstoju pravic posameznika: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, in ko so za to izpolnjeni pogoji skladno z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov, pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve obdelave.

Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.

Zagotovitev osebnih podatkov je zakonska ali pogodbena obveznost: Ne

Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Da. Posameznik mora zagotoviti osebne podatke, ki jih določa ZVOP-2. Če podatkov ne zagotovi, se mu zavrne vstop v poslovne prostore ministrstva.

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Neobičajne nadaljnje obravnave: Neobičajne nadaljnje obravnave se ne izvajajo.

Evidenca videonadzornega sistema

Upravljavec zbirke osebnih podatkov je poleg Ministrstva za gospodarstvo, turizem in šport tudi Ministrstvo za kohezijo in regionalni razvoj (Kotnikova ulica 5,1000 Ljubljana, telefon: 01 400 33 11, elektronski naslov: gp.mkrr@gov.si, spletna stran: https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-kohezijo-in-regionalni-razvoj/o-ministrstvu-za-kohezijo-in-regionalni-razvoj/, ki ga predstavlja minister dr. Aleksander Jevšek, telefon: 01 400 36 80.

Videonadzor za upravljavca izvaja pogodbeni obdelovalec: družba Varovanje Galekom, d. o. o., telefon: 01 895 02 68; elektronski naslov: info@galekom.si. Odgovorna oseba za obveščanje posameznikov glede obdelave osebnih podatkov je Duška Bartol, telefon: 051 671 222 ali e-mail: duska@galekom.si.

Namen obdelave osebnih podatkov: Zagotavljanje nadzora nad parkiranjem na parkirnih mestih pred recepcijo (glavni vhod v poslovne prostore na Kotnikovi ulici 5, Ljubljana), ki so namenjena obiskovalcem obeh ministrstev.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s 76. členom in 77. členom ZVOP-2.

Vrste osebnih podatkov: Datum in ura nastanka žive slike, lokacija kamere.

Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Pooblaščeni organi varovanja.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatkov se ne prenaša v tretje države ali v mednarodno organizacijo.

Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Podatki se ne hranijo, saj videonadzor omogoča le spremljanje dogajanja v živo in ne snema in hrani posnetkov.

Informacije o obstoju pravic posameznika: Zaradi narave obdelave osebnih podatkov – spremljanje dogajanja v živo brez snemanja in hranjenja posnetkov – posameznik pravic iz 15. do 22. člena Splošne uredbe pri upravljavcu ne more uveljavljati. Pravice iz navedenih členov Splošne uredbe: pravica do dostopa do podatkov, do popravka, do izbrisa podatkov, do omejitve obdelave, do prenosljivosti podatkov in do ugovora obdelavi, so namreč v primeru videonadzornega sistema, ki omogoča le spremljanje dogajanja v živo brez snemanja, brezpredmetne. Upravljavec zagotavlja varstvo osebnih podatkov tako, da fizično omogoča spremljanje dogajanja v živo (vpogled v monitor) le varnostniku-receptorju pogodbeno izbrane varnostne službe in nobeni drugi nepooblaščeni osebi.

Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.

Zagotovitev osebnih podatkov je zakonska ali pogodbena obveznost: Ne.

Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Nujnost zagotovitve osebnih podatkov oz. osebna privolitev ni potreba zaradi obstoja zakonske podlage za izvajanje videonadzora. Posameznik ima pravico, da ne vstopi v območje, na katerem se izvaja videonadzor, vendar pa prihod na službena parkirna mesta ni mogoč na način, da bi se posameznik izognil videonadzoru.

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Neobičajne nadaljnje obravnave: Zvočna intervencija za čas videonadzora se ne izvaja. Nadzor s pomočjo videonadzornega sistema spremlja varnostnik-receptor na delovnem mestu varnostno-receptorske službe na Kotnikovi ulici 5 v Ljubljani, vsak delovni dan od 7. do 18. ure (živa slika).

Evidenca zbirk osebnih podatkov in ravnanje z njimi v okviru javnih razpisov, pozivov in objav

Namen obdelave osebnih podatkov: Hramba dokumentacije in obdelava osebnih podatkov je potrebna zaradi zagotovitve pravilnosti izvedenega izbornega postopka skladno z veljavno zakonodajo, ki ureja izvajanje naložb v skladu s finančnimi pravili Mehanizma za okrevanje in odpornost, skladov Evropske unije Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR), Evropskega socialnega sklada plus (ESS+), Kohezijskega sklada in Sklada za pravični prehod (SPP) in slovenskih javnih sredstev. Osebni podatki se zbirajo tudi v času izvajanja sofinanciranja izbranih projektov.

Namen obdelave je izvedba javnega razpisa ali javnega poziva (preverba izpolnjevanja razpisnih pogojev, izdelava ocene prejete vloge, preverba točnosti podatkov glede na javne evidence), vodenje podatkov in evidenc (evidence izbranih in neizbranih prijaviteljev, vključno z zavrženimi vlogami), vodenje statističnih in drugih analitičnih evidenc, priprava opomnikov in drugih notranjih dopisov. Namen obdelave podatkov po sklenitvi pogodbe o sofinanciranju pa bo preverjanje izpolnjenosti pogojev, rokov in proračunskih možnosti za izplačilo zahtevka (nastanek dejanskih stroškov, realizacija, preverjanje dvojnega financiranja in druge oblike dokazil), vodenje evidence veljavnih operacij (odstopi od pogodb), poročanje Uradu Republike Slovenije za okrevanje in odpornost (v nadaljnjem besedilu: URSOO) ali Ministrstvu za kohezijo in regionalni razvoj (MKRR), Ministrstvu za finance (MF), Računskemu sodišču (RS), Uradu za nadzor proračuna (UNP) drugim institucijam in pristojnim nadzornim organom, vodenje statističnih in drugih analitičnih evidenc, priprava opomnikov in drugih notranjih dopisov, vrednotenje, objava prejemnikov sredstev, obdelava za namene sodelovanja in priprave oziroma izdelave vlog v postopkih pred pristojnimi organi (postopki pred sodnimi, preiskovalnimi ali drugimi pristojnimi organi), poročanje o dodeljenih državnih pomočeh, obdelava za namene programa e-RAR ter učinkovitega delovanja informacijskih sistemov, ki jih uporablja ali jih je dolžno uporabljati ministrstvo (aplikacije MFERAC, eMA, Arachne).

Vsebina obdelave je omejena na vpogled, zbiranje, beleženje, urejanje in shranjevanje, izbris ali uničenje, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa do osebnih podatkov prijaviteljev in upravičencev, pri čemer se obdelujejo osebni podatki: osebna imena, davčne številke, naslovi, podatki o zaposlenih osebah vključno z delovno dobo in podatki iz življenjepisov, podatki o izvajalcih, podatki o udeležencih, in podobno, ki se nanašajo na primer na: zaposlene pri upravičencih, zunanje izvajalce, raziskovalce, udeležence delavnic oziroma svetovanj in na druge osebe, ki so opredeljene kot relevantne v vlogah in dokazilih glede upravičenosti stroškov.

Določene podatke ministrstvo (oziroma druge javne institucije v njegovem imenu) v povezavi z nameni obdelave osebnih podatkov pridobiva tudi od drugih institucij (na primer pri preverjanju dvojnega financiranja), iz javno dostopnih virov in uradnih evidenc (na primer register dejanskih lastnikov pri AJPES), pri čemer lahko taka obdelava temelji na predhodni izjavi oziroma zakonskih upravičenjih ministrstva.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: b) in e) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, drugi odstavek 69. člena in 140. člen Uredbe št. 1303/2013/EU, Priloga XVII Uredbe (EU) 2021/1060, 22. člen Uredbe EU 2021/241, četrti odstavek 6. člena ZVOP-2, 66. člen Zakona o splošnem upravnem postopku, 40. do 51. člen Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma, 77. člen Zakona o javnem naročanju in drugih posebni zakoni, ki so podlaga za izvajanje posameznega razpisa.

Obrazložitev zakonitih interesov: / 

Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Ministrstvo za gospodarstvo, turizem in šport, Ministrstvo za kohezijo in regionalni razvoj, Finančna uprava Slovenije, Urad Republike Slovenije za okrevanje in odpornost, Organ upravljanja, Organ za potrjevanje na Ministrstvu za finance, Računsko sodišče Republike Slovenije, Urad Republike Slovenije za nadzor proračuna, institucije, ki izvajajo podobne ukrepali financirajo podobne stroške z namenom preverjanja dvojnega financiranja in ostali nadzorni organi v okviru njihovih pristojnosti.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se lahko prenašajo le na zahtevo Evropske komisije ali institucij pristojnih za kontrolo za namen preverjanja v okviru njihovih pristojnosti. Ministrstvo podatkov praviloma ne iznaša iz EGP oz. v mednarodne organizacije razen v primerih, ko je skladno z namenom obdelave osebnih podatkov v presojanje operacije oz. njen nadzor vključena mednarodna institucija (npr. Evropsko računsko sodišče). V takih primerih lahko na podlagi zakona in izrecne zahteve take institucije ministrstvo podatke nudi na vpogled oziroma prenese zadevni instituciji. Vse mednarodne institucije imajo sedež znotraj EGP in nudijo vsaj enakovredno stopnjo varstva osebnih podatkov, kot jo nudi ministrstvo.

Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: 5 let od dneva zaključka postopka izbora (zavrnjene oziroma zavržene vloge) ter trajno za izbrane in sofinancirane operacije (odobrene vloge).

Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj in ko so za to izpolnjeni pogoji skladno z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov, pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve obdelave. Če posameznik zahteva izbris ali omejitev obdelave njegovih osebnih podatkov ter o tem obvesti skrbnika razpisa ali pogodbe ali pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov upravljavca in vloge ni mogoče nadalje obravnavati ali izvrševati pogodbe, se šteje, da je s tem odstopil od vloge oziroma pogodbe. Osebni podatki posameznika se zbrišejo z dnem odstopa od vloge oziroma z dnem vrnitve po veljavni pogodbi že prejetih sredstev.

Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.

Zagotovitev osebnih podatkov je zakonska ali pogodbena obveznost: Da.

Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: V primeru, da ni mogoče preveriti izpolnjevanja razpisnih pogojev, se vloga na javi razpis oziroma javni poziv ne more obravnavati in se s sklepom zavrže. V primeru, da so osebni podatki potrebni za dokazovanje upravičenosti stroškov, stroški niso upravičeni in ne morejo biti podlaga za izplačilo.

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Ministrstvo osebnih podatkov ne obdeluje na avtomatiziran način in ne tvori profilov o posameznikih. Prek sistema MFERAC se avtomatizirano preverja le dejanske lastnike prijaviteljev, ki so v skladu z zakonom, ki ureja preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma, zavezani k vpisu podatkov v Register dejanskih lastnikov, ki ga vodi Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES). Preverjanje pa je mogoče tudi prek integriranega orodja IT Arachne, namenjenega podatkovnemu rudarjenju in obogatitvi podatkov, ki ga je razvila Evropska komisija in se uporablja na področju strukturnih skladov (Evropski socialni sklad, Kohezijski sklad, Evropski sklad za regionalni razvoj) in Mehanizma za okrevanje in odpornost) z namenom krepitve odkrivanja, preprečevanja in ugotavljanja goljufij.

Evidenca kandidatov za zaposlitev

Namen obdelave osebnih podatkov: Hramba dokumentacije zaradi izvajanja postopkov javnih natečajev in javnih objav oz. za namen izvedbe potrebnih postopkov za zaposlitev kandidata ter za namen uveljavljanja morebitnih pravnih zahtevkov in obrambo pred pravnimi zahtevki.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: b) in c) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, 48. člen Zakona o delovnih razmerjih.

Vrste osebnih podatkov: Ime in priimek, naslov prebivališča, delovne izkušnje (delovno mesto, zahtevnost delovnega mesta, vrsta in zahtevnost dela, obdobje zaposlitve oz. opravljanja dela, naziv delodajalca), podatki o izobrazbi, podatki o opravljenih strokovnih in drugih izpitih, o znanju tujih jezikov, vozniškem dovoljenju, kompetencah, državljanstvu, podatki o nekaznovanosti in o tem, da kandidat ni v kazenskem postopku, presoja strokovne usposobljenosti (razgovor, pisni preizkus), kontaktni podatki (telefonska številka, naslov e-pošte), naslov za vročanje, če se razlikuje od naslova bivališča, življenjepis, razlogi za kandidiranje za delovno mesto in ostali osebni podatki razvidni iz vloge kandidata.

Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Komisija za pritožbe iz delovnega razmerja, pristojno delovno sodišče, Ministrstvo za pravosodje, upravna enota, okrajno sodišče, izobraževalna institucija, na kateri je kandidat pridobil izobrazbo.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne iznašajo v tretje države ali mednarodno organizacijo.

Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: V primeru izbire in zaposlitve se osebni podatki hranijo trajno. Osebni podatki neizbranih kandidatov, navedeni v vlogi/prijavi neizbranega kandidata oz. drugi dokumentaciji, ki nastane v izbirnem postopku, se hranijo dve leti. V primeru pritožbe in/ali sodnega postopka je ta rok lahko daljši in sicer do izteka pravnih postopkov. Priloge k prijavi neizbranega kandidata (npr. dokazila o izpolnjevanju pogojev za zasedbo delovnega mesta, dokazila o kompetencah ipd.) se na njegovo zahtevo vrnejo oz. se hranijo do izteka pritožbenega roka.

Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, in ko so za to izpolnjeni pogoji skladno z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov, pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve obdelave. Če posameznik zahteva izbris ali omejitev obdelave njegovih osebnih podatkov, ki so ključni za preverjanje izpolnjevanja obveznih pogojev za zasedbo delovnega mesta, lahko navedeno pomeni, da se kandidat ne uvrsti v izbirni postopek oz. se ne more zaposliti.

Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.

Zagotovitev osebnih podatkov je zakonska ali pogodbena obveznost: Da.

Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: V primeru osebnih podatkov, ki izkazujejo izpolnjevanje formalnih pogojev za zasedbo delovnega mesta, lahko ne-posredovanje teh podatkov pomeni, da se kandidat ne uvrsti v izbirni postopek.  

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.