Vodimo finančno poslovanje ministrstva, vključno s predstavništvi Slovenije v tujini, zagotavljamo zakonitost finančnega poslovanja in opravljamo ustrezni nadzor nad finančnim poslovanjem in porabo proračunskih sredstev. Pripravljamo poročila Banki Slovenije o stanjih na deviznih računih predstavništev Slovenije v tujini.

Spremljamo in se aktivno vključujemo v pripravo finančnih predpisov Republike Slovenije in njihovih sprememb. Pripravljamo poročila, informacije, analize in predloge ministru, vladi in državnemu zboru.

Aktivno se vključujemo v načrtovanje in pridobivanje evropskih sredstev za projekte, ki se (so)financirajo iz skladov EU, naprimer iz Sklada za notranjo varnost, Instrumenta za finančno podporo za upravljanje meja in vizumsko politiko, Načrta za okrevanje in odpornost. Spremljamo porabo in pripravljamo zahtevke za povračilo založenih sredstev iz EU v državni proračun.

Vodimo evidenco sklenjenih pogodb in spremljamo njihovo finančno izpolnitev, pripravljamo predloge finančno ovrednotenih programov, izdajamo naročilnice in naročilne liste, vodimo evidenco prejetih računov, pripravljamo plačilne naloge za plačevanje obveznosti ministrstva do dobaviteljev oziroma izvajalcev in izplačila javnim uslužbencem na podlagi nalogov za službena potovanja.

Izvajamo inventarizacijo novo nabavljenih premičnih in nepremičnih osnovnih sredstev in  za povečanje knjigovodske vrednosti tistih, katerih vrednost se je na podlagi izvedenega javnega naročila povečala.

Zagotavljamo finančne in materialne pogoje za delo predstavništev Slovenije v tujini. Na podlagi izvirnih knjigovodskih listin vodimo finančno in materialno evidenco poslovanja predstavništev v tujini, opravljamo nadzor nad pravilnostjo računovodske evidence prihodkov in odhodkov ter na tej podlagi pripravljamo izvedene knjigovodske listine – finančna poročila predstavništev v tujini, ki jih pošiljamo v evidenco Direktoratu za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance.

Spremljamo prevzemanje obveznosti predstavništev v tujini in vodimo seznam sklenjenih pogodb po posameznih predstavništvih ter na tej podlagi pripravljamo oceno potrebnih letnih finančnih sredstev.

Stroški plač

Z ustrezno usposobljenim kadrom zasedena delovna mesta za izvajanje vizumskega poslovanja na predstavništvih Republike Slovenije v tujini in za izvajanje projektov instrumenta na Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve v Ljubljani so ključnega pomena za zagotavljanje učinkovitih in strankam prijaznih storitev skupaj z ohranjanjem varnosti in celovitosti vizumskih postopkov ter polnega spoštovanja človekovega dostojanstva in integritete prosilcev za vizum in imetnikov vizumov.

Cilj in pričakovani rezultat projekta so redno zasedena delovna mesta na izbranih šestih predstavništvih Slovenije zunaj schengenskega območja za nemoteno izvajanje vizumskega poslovanja in ohranjanje visoke ravni izvajanja vizumskih storitev. Cilj in pričakovani rezultat projekta sta tudi nemoteno in učinkovito izvajanje in realizacija aktivnosti, predvidenih v okviru projektov, ki jih je ministrstvo prijavilo za sofinanciranje iz instrumenta.

Zagotavljanje kvalitetne povezljivosti

S projektom zagotavljamo nemoteno delovanje sistemov informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT), tudi tam, kjer se pojavljajo določena tveganja za kvalitetno povezavo z Ministrstvom za zunanje in evropske zadeve v Ljubljani (v bolj oddaljenih oziroma manj razvitih državah). Kvalitetne povezave, njihova odzivnost in zanesljivost so nujno potrebne za nemoteno delo in izvajanje vizumskih postopkov na predstavništvih Republike Slovenije v tujini.

Predvideni rezultati projekta vključujejo zagotavljanje kvalitetne povezljivosti na podlagi veljavnih pogodb z izvajalci telekomunikacijskih storitev na sedmih lokacijah diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini, kjer bi sicer bilo zaradi oddaljenosti ali slabše razvitega trga telekomunikacij večje tveganje izpadov ali nestabilnosti komunikacijskih povezav. Predvidena je tudi možnost dodajanja novih lokacij ali spremembe v obstoječih.

Nakup in vzdrževanje programskih komponent nacionalnega vizumskega informacijskega sistema

S projektom omogočamo nemoteno in učinkovito opravljanje vizumskih postopkov za uporabnike in zagotavljamo visoko kakovost storitev za stranke, kot to zahteva evropska zakonodaja. V ta namen s pomočjo razvoja in nadgradenj programske opreme skrbimo za zagotavljanje učinkovitega in stabilnega delovanja nacionalnega vizumskega informacijskega sistema, ki je dostopen in skladen z vsemi standardi EU ter z aktualnimi tehnološkimi in varnostnimi standardi. 

Načrtuje se več sklopov posodobitev oziroma razvoja obstoječega sistema, njegovo redno vzdrževanje ter naložbe v aplikacije, povezave in digitalizacijo postopkov s ciljem ustreznega delovanja nacionalnega vizumskega sistema s sprotno posodobljenimi sestavnimi deli in aplikacijami.

Standardno konzularno usposabljanje

Namen projekta je redno posodabljanje znanja, pridobitev veščin in izmenjava izkušenj za kakovostno in učinkovito izvajanje vizumskih postopkov ter krepitev sodelovanja med različnimi nacionalnimi organi v Republiki Sloveniji in med državami članicami, ki sodelujejo v izobraževanjih.

Z rednim usposabljanjem osebja, pristojnega za opravljanje vizumskega poslovanja, na vseh relevantnih področjih (zakonodaja, IKT, praksa, trendi, varnostna in migracijska tveganja in drugi) zagotavljamo kakovostno in učinkovito izvajanje vizumskih postopkov, ki lajšajo zakonita potovanja ter preprečujejo migracijska in varnostna tveganja. 

Pilotni razvoj in preizkus uporabe kioskov za zajemanje biometričnih podatkov

Z operacijo bomo preučili izvedljivost zajemanja biometričnih podatkov preko kioskov za zbiranje teh podatkov na vnaprej določenih lokacijah, do katerih dostopajo za to pooblaščene uradne osebe, ter v primeru izvedljivosti uvedli množično uporabo preizkušene rešitve. To bi prispevalo k učinkovitejšemu izvajanju vizumskih postopkov za uporabnike in hkrati zagotovilo visoko kakovost storitev za stranke, kot to zahteva evropska zakonodaja.

Cilji operacije so pilotni razvoj in preizkus uporabe kioskov za zajemanje biometričnih podatkov, analiza pravnih in ekonomskih vidikov uporabe ter v primeru pozitivnih rezultatov pilota uvedba zajema biometričnih podatkov na kioskih v vizumskih postopkih. 

Nakup storitve preverjanja dokumentacije

S projektom želimo olajšati izvajanje skupne vizumske politike s koriščenjem storitev specializiranih izvajalcev za preverjanje avtentičnosti in verodostojnosti v vizumskem postopku predložene dokumentacije, s čimer se razbremeni zaposlene na predstavništvih Republike Slovenije v tujini, pristojne za odločanje v vizumskih postopkih, optimizira vizumske postopke ter zmanjšuje migracijska in varnostna tveganja s preprečevanjem zlorab.

K sklepanju pogodb z izvajalci se bo predvidoma pristopilo postopoma, najprej na vnaprej izbranih diplomatskih predstavništvih in konzulatih Republike Slovenije v tujini, nato glede na pridobljene izkušnje po potrebi še na drugih.

Aktivnosti v podporo digitalizaciji obravnave vlog za izdajo vizumov

S projektom želimo preko nadaljnje digitalizacije omogočiti učinkovito opravljanje vizumskih postopkov za uporabnike in hkrati zagotoviti visoko kakovost storitev za stranke, kot to zahteva evropska zakonodaja.

Cilj in predvideni rezultati projekta so vzpostavitev spletnega portala za sklepanje potovalnih zdravstvenih zavarovanj, platforme za neposredno zaščiteno komunikacijo med poljubnim številom akterjev na različnih lokacijah ter možnost varnega spletnega plačevanja taks ob oddaji spletnih vizumskih vlog.

Nakup in vzdrževanje IKT strojne opreme

Sodobna IKT zajema tudi naprave ali strojno opremo za prenos, shranjevanje in druge vrste obdelav vizumskih postopkov. Je ključnega pomena za učinkovito izvajanje postopkov, ki bodo kratkotrajni za stranke in hkrati učinkoviti za uporabnika. V okviru projekta skrbimo za opremljenost ministrstva ter diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini z najsodobnejšo IKT strojno opremo, ki mora delovati zanesljivo, učinkovito ter varno, v skladu s predpisi in s čim manj napakami.

Predvideni so nakupi strežniške in omrežno-komunikacijske opreme, osebnih in prenosnih računalnikov ter zaslonov. Projekt vsebuje tudi nakupe specialne opreme – biometričnih čitalcev (prstnih odtisov ali kamere), čitalcev potnih listin in dokumentov, podpisnih tablic, namenskih tiskalnikov, opreme za preverjanje dokumentov in druge najnovejše opreme v podporo izvajanju vizumskih postopkov.

Izboljšanje standardov, funkcij in procesov na konzulatih

Z nakupom učinkovite in moderne varnostno-tehnične in zaščitne opreme se bo izboljšala varnostna zaščita pristojnega osebja in strank ter dokumentacije in različne konzularne opreme, ki se uporablja za vizumsko dejavnost. Z nakupom transportnega vozila se bo olajšalo logistično podporo vizumskemu poslovanju ter izboljšalo varnost logistike prevoza opreme in vizumskih nalepk na diplomatska predstavništva in konzulate Republike Slovenije v tujini. Z nakupom lastnih nepremičnin se bo olajšalo oziroma omogočilo infrastrukturne prilagoditve nepremičnin potrebam izvajanja vizumskih postopkov na izbranih lokacijah diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini. Infrastrukturna posodobitev delov stavb, namenjenih izvajanju vizumskega poslovanja, je namenjena predvsem izboljšanju kakovosti storitev za prosilce za vizum, dostopnosti za stranke, ureditvi inštalacij in opreme, ki je namenjena delovnemu procesu in varnosti zaposlenih in strank, in sicer s smiselno uporabo priporočil iz schengenskih ocenjevanj.

Licence za delovanje programskih komponent

Končni namen projekta je opravljati vizumski postopek, ki bo kratkotrajen za stranke in učinkovit za uporabnika. Prizadevamo si za optimalno delovanje informacijskega sistema na diplomatskih predstavništvih in konzulatih Republike Slovenije v tujini in na Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve v Ljubljani, da lahko nacionalni vizumski sistem deluje zanesljivo, hitro, skladno s predpisi ter s čim manj napakami in zastoji, k čemur prispeva tudi nakup oziroma najem za delovanje potrebnih licenc.

Sklad za notranjo varnost (2014–2020) – meje

Ministrstvo je izvajalo projekte v podporo izvajanju skupne vizumske politike EU, ki jih je (so)financirala EU, na področjih, kot so razvoj izboljšanega vizumskega informacijskega sistema, zagotavljanje kakovostne povezljivosti z ministrstvom, nakup strojne in programske opreme za podporo pri obdelavi vizumskih vlog, nakup opreme za odvzem prstnih odtisov, nakup opreme za odkrivanje ponarejenih dokumentov, prilagoditev sistema VIS zahtevam vstopno-izstopnega sistema (Entry/Exit System – EES) in drugim IT-sistemom, izboljšanje varnostnih standardov, funkcij, procesov na predstavništvih v tretjih državah, standardno konzularno usposabljanje, kadrovska pokritost na izbranih diplomatskih in konzularnih predstavništvih Republike Slovenije v tujini in jezikovni tečaji za zaposlene na konzularnih oddelkih.

Programski dokumenti Sklada za notranjo varnost ter vsebinski in finančni podatki o njegovem izvajanju so objavljeni na spletni strani odgovornega organa sklada, ki je Ministrstvo za notranje zadeve.

Sklad za zunanje meje (2007–2013) - arhivska stran

Načrt za okrevanje in odpornost (2020–2026) – razvojno področje Digitalna preobrazba

Ministrstvo je vključeno v ukrep Modernizacija digitalnega okolja javne uprave (C2K7IG) s projektom digitalizacije na področju Ministrstva za zunanje in evropske zadeve, ki trenutno predvideva tri aktivnosti v skupni predvideni višini sofinanciranja iz Načrta za okrevanje in odpornost 630.000 evrov:

• digitalizacija procesov pri izvajanju projektov mednarodnega razvojnega sodelovanja in humanitarne pomoči - digitalizacija bo omogočila vzpostavitev aplikacije, v okviru katere bo uporabnikom (izvajalcem projektov) omogočen dostop do prijave na javne razpise/pozive MRSHP, ki jih razpisuje MZEZ; hkrati bo platforma omogočala ocenjevanje projektnih predlogov ter elektronsko poročanje izvajalcev. Namen je povečati transparentnost izvajanja projektov in hkrati zmanjšati administrativno breme vsem sodelujočim;
• javni portal mednarodnega razvojnega sodelovanja in humanitarne pomoči (MRSHP) - z vzpostavitvijo digitalne platforme za aktiven dialog se bo povečala informiranost vseh deležnikov glede pomembnih dogodkov, stališč oziroma razvoja področja v Republiki Sloveniji in mednarodnem okolju;
• digitalizacija obrazca eTurist oz. razvoj spletne aplikacije, ki bo storitev najave potovanja dodatno približala državljanom; ponujene bodo številne dodatne informacije, kot npr. o varnosti potovanj in razmerah v državi potovanja. Omogočila bo tudi lažje vzajemno obveščanje v primeru potrebe po evakuaciji/repatriaciji državljanov.

V vlogi koordinacijskega organa nastopa Urad Republike Slovenije za okrevanje in odpornost.