Upravljavec zbirk osebnih podatkov: Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska ulica 1, 1102 Ljubljana, tel.: 01 241 42 00, e-pošta ars@gov.si.

Odgovorna oseba upravljavca: dr. Andrej Nared, direktor

Kontakti pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO): Luka Zupanc, e-pošta: luka.zupanc@gov.si.

Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu: Pritožbo lahko podate Informacijskemu pooblaščencu (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: ip@ip-rs.si, telefon: 01 230 97 30, spletna stran: www.ip-rs.si).

Evidenca uporabnikov arhivske čitalnice

• Namen obdelave osebnih podatkov:Izvrševanje zakonitih pristojnosti Arhiva RS. Ugotavljanje in preverjanje identitet uporabnika storitve za namene nadzora nad spoštovanjem določb Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: 63. in 64. člen ZVDAGA, člen 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov in četrti odstavek 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 136/22; v nadaljevanju ZVOP-2).
• Obrazložitev zakonitih interesov: /
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: pogodbeni obdelovalec, ki vzdržuje elektronsko evidenco, s katerim ima Arhiv RS sklenjeno pogodbo o obdelavi, sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Trajno, Arhivsko gradivo.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Zakon o dostopu do informacij javnega značaja, ZVOP-2, Splošna uredba o varstvu podatkov in Zakon o splošnem upravnem postopku ter ZVDAGA
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Da, posameznik mora v primeru zahteve za uporabo arhivskega gradiva v svoji vlogi skladno z ZVDAGA navesti vse tiste osebne in druge podatke, ki so potrebni, da se vloga lahko obravnava.
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Če posameznik v formalni vlogi ne navede osebnih in drugih podatkov, ki so potrebni za obravnave vloge, se njegova vloga zavrne.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca izdanih dovoljenj o uporabi reprodukcij arhivskega gradiva

• Namen obdelave osebnih podatkov:Izvrševanje zakonitih pristojnosti Arhiva RS.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: in 64. člen ZVDAGA ter 81. in 82. člen Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17; v nadaljevanju: UVDAG), člen 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2.
• Obrazložitev zakonitih interesov: /
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Trajno, Arhivsko gradivo, v skladu z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: V primeru naročila reprodukcije arhivskega gradiva mora posameznik v svoji vlogi skladno z ZVDAGA in UVDAG navesti vse tiste osebne in druge podatke, ki so potrebni, da se vloga lahko obravnava.
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Če posameznik v vlogi ne navede osebnih in drugih podatkov, ki so potrebni za obravnave vloge, se njegova vloga zavrne.

• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca uporabe filmskega arhivskega gradiva

• Namen obdelave osebnih podatkov: Izvrševanje zakonitih pristojnosti Arhiva RS.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: in 64. člen ZVDAGA ter 81. in 82. člen UVDAG, člen 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2.
• Obrazložitev zakonitih interesov: /
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Trajno, Arhivsko. 
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Posameznik mora v svoji vlogi skladno z ZVDAGA navesti vse tiste osebne in druge podatke, ki so potrebni, da se vloga lahko obravnava.
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Če posameznik v vlogi ne navede osebnih in drugih podatkov, ki so potrebni za obravnave vloge, se njegova vloga zavrne.

• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca vstopov in izstopov iz uradnih prostorov arhiva

• Namen obdelave osebnih podatkov:Varovanje premoženja, življenja ali telesa posameznikov in reda v prostorih organa, zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v ali iz službenih prostorov.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in 85. člen ZVOP-2 ter Navodilo o ukrepih in postopkih za varstvo osebnih podatkov v Arhivu Republike Slovenije.
• Obrazložitev zakonitih interesov: /
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja:Dve leti od konca koledarskega leta po vnosu osebnih podatkov v zbirko in v skladu z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost:
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Posameznik mora zagotoviti osebne podatke, ki jih določa ZVOP-2. Če podatkov ne zagotovi, se mu zavrne vstop v poslovne prostore organa.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca preizkusov strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom

• Namen obdelave osebnih podatkov:Izvrševanje zakonitih pristojnosti Arhiva RS – izvedba strokovnih usposabljanj in preizkusov.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: člen ZVDAGA, Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 66/16), člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov.
• Obrazložitev zakonitih interesov: /
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja:Trajno, Arhivsko, v skladu z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: /.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost:
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Da, v nasprotnem primeru ne more opraviti usposabljanja.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca strokovnih izobraževanj za dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja za delo z dokumentarnim gradivom

• Namen obdelave osebnih podatkov: Izvedba posameznega izobraževanja, na katerem  bo nastal evidenčni seznam prisotnih udeležencev, ter posredovanje morebitnih informacij, potrdil in drugih gradiv v zvezi s tem.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: 39. člen ZVDAGA, Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom, člen 6(1)(a) in člen 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov ter četrti odstavek 6. člena ZVOP-2.
• Obrazložitev zakonitih interesov: / 
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Trajno, Arhivsko v skladu z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Posamezniki lahko v vsakem trenutku umaknejo svojo privolitev za obveščanje o izobraževanjih ali drugih dogodkih Arhiva RS in posredovanje drugih informacij.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost:
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Da, v nasprotnem primeru se ne more udeležiti izobraževanj in dogodkov v Arhivu RS.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca elektronskih naslovov prejemnikov novic za potrebe izvajanja usposabljanj, izobraževanj in dogodkov arhiva

• Namen obdelave osebnih podatkov: Obveščanje o izobraževanjih, usposabljanjih ali drugih dogodkih Arhiva RS.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ter tretji in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2.
• Obrazložitev zakonitih interesov: / 
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Trajno oz. do preklica s strani prejemnikov ter v skladu z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Posamezniki lahko v vsakem trenutku umaknejo svojo privolitev za prejemanje novic.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Ne.  
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Da, v nasprotnem primeru ne more prejemati elektronskih novic.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca javnih natečajev in objav

• Namen obdelave osebnih podatkov: Hramba dokumentacije zaradi zagotovitve pravilnosti izvedenega izbornega postopka skladno z zakonodajo, ki ureja delovna razmerja oz. javne uslužbence.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2, Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 - uradno prečiščeno besedilo, 69/08 - ZTFI-A, 69/08 - ZZavar-E, 65/08, 40/12 - ZUJF, 49/20 - ZIUZEOP, 61/20 - ZIUZEOP-A, 152/20 - ZZUOOP, 158/20 - ZIntPK-C, 175/20 - ZIUOPDVE, 203/20 - ZIUPOPDVE, 195/20, 28/21 - skl. US, 202/21 - odl. US, 206/21 - ZDUPŠOP, 3/22 - ZDeb, 141/22 - ZIKS-1H, 18/23 - ZDU-1O), Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 - popr., 47/15 - ZZSDT, 33/16 - PZ-F, 52/16, 15/17 - odl. US, 22/19 - ZPosS, 81/19, 36/20 - ZIUPPP, 49/20 - ZIUZEOP, 61/20 - ZIUZEOP-A, 80/20 - ZIUOOPE, 98/20 - ZIUPDV, 152/20 - ZZUOOP, 175/20 - ZIUOPDVE, 203/20 - ZIUPOPDVE, 195/20, 15/21 - ZDUOP, 28/21 - skl. US, 43/21, 112/21 - ZNUPZ, 119/21 - ZČmIS-A, 202/21 - odl. US, 206/21 - ZDUPŠOP, 15/22, 54/22 - ZUPŠ-1, 141/22 - ZNUNBZ).
• Obrazložitev zakonitih interesov: / 
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Ministrstvo za javno upravo, Komisija za preprečevanje korupcije.   
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: 5 let od dneva odločitve o izbiri kandidata (neizbrani kandidati), oziroma trajno (izbrani kandidati) in v skladu z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: /
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Da.
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: V primeru, da ni mogoče preveriti izpolnjevanje natečajnih pogojev, se vloga kandidata na razpisano delovno mesto ne more obravnavati.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca videonadzornega sistema arhiva

Obvestilo o izvajanju videonadzora

V prostorih Arhiva RS in na zunanjem dvorišču ter vhodu v prostore Arhiva RS se izvaja videonadzor.

• Upravljavec, ki izvaja videonadzor: Arhiv RS, Zvezdarska ulica 1, 1102 Ljubljana.
• Odgovorna oseba upravljavca: dr. Andrej Nared, direktor.
• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO): Luka Zupanc, luka.zupanc@gov.si.
• Namen obdelave osebnih podatkov: Varnost ljudi in premoženja, arhivske kulturne dediščine ter zagotavljanja nadzora vstopa in izstopa na/v ali iz območja ter službenih prostorov Arhiva RS. Videonadzor parkirnih mest na zunanjem dvorišču Arhiva RS se izvaja zaradi zagotavljanja varnosti premoženja.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s 3. poglavjem II. dela ZVOP-2, Navodilo o izvajanju videonadzora in upravljanju videonadzornih sistemov  v Arhivu RS ter Navodilo o ukrepih in postopkih za varstvo osebnih podatkov v Arhivu Republike Slovenije.
• Obrazložitev zakonitih interesov: Varnost ljudi in premoženja, varstvo arhivske kulturne dediščine ter zagotavljanja nadzora vstopa in izstopa na območje, v ali iz službenih prostorov ter zagotavljanja nadzora nad uporabo arhivskega gradiva v čitalnici,  ob upoštevanju pogojev, ki jih za izvajanje videonadzora določa zakonodaja predstavlja zakoniti interes Arhiva RS.
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Pooblaščeni uslužbenci Arhiva RS in pogodbeni obdelovalec – izvajalec storitev zasebnega varovanja in izvajalec vzdrževanja videonadzornega sistema, ter sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Neobičajne nadaljnje obravnave: Varnostno receptorska služba na zaslonu spremlja dogajanje v živo znotraj prostorov Arhiva RS. Pooblaščeni predstavniki čitalniške službe Arhiva RS na zaslonu spremljajo dogajanje v živo v prostorih čitalnice. Zvočna intervencija za čas videonadzora se ne izvaja
• Zbirka osebnih podatkov videonadzora vsebuje:
  • slikovni posnetek,
  • datum posnetka,
  • čas posnetka.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: do 30 oz. 90 dni, skladno z Navodilom o izvajanju videonadzora in upravljanju videonadzornih sistemov v Arhivu RS.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, in ko so za to izpolnjeni pogoji skladno z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov, pravico do izbrisa ali omejitve obdelave. Te pravice se lahko uresničujejo zgolj v obsegu, ki upošteva dejstvo, da osebni podatki, ki nastajajo z videonadzorom, vsebujejo le posnetek posameznika (sliko) ter datum in čas posnetka. Dostop do osebnih podatkov lahko tako posameznik zahteva z navedbo točnega časa, ko se je nahajal v prostorih, ki so pod videonadzorom. Posnetek posameznikove podobe bo Arhiv RS lahko zagotovili le v primeru, če bo lahko na posnetku nedvoumno identificiral posameznika in če bodo tehnične možnosti omogočale prikrivanje podobe vseh ostalih določljivih posameznikov na posnetku.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Ne.
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Ne, vendar pa vstop v službene prostore Arhiva RS in uporaba čitalnice ni mogoča na način, da bi se posameznik izognil videonadzoru.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca postopkov ravnanj s stvarnim premoženjem države

• Namen obdelave osebnih podatkov: Izvedba postopkov ravnanja s stvarnim premoženjem države in sklepanje prodajnih pogodb in drugih pogodb vezanih na stvarno premoženje države.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2 v povezavi s 34.a členom Zakona o državni upravi (Uradni list RS, št. 113/05 – uradno prečiščeno besedilo, 89/07 – odl. US, 126/07 – ZUP-E, 48/09, 8/10 – ZUP-G, 8/12 – ZVRS-F, 21/12, 47/13, 12/14, 90/14 in 51/16), Zakonom o stvarnem premoženju države in samoupravnih lokalnih skupnosti (Uradni list RS, št. 11/18 in 79/18), Uredbo o stvarnem premoženju države in samoupravnih lokalnih skupnosti (Uradni list RS, št. 31/18) in pogodbo.
• Obrazložitev zakonitih interesov: /.
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo:  Državni organi zaradi izpolnitve zakonskih obveznosti ter drugi subjektom zaradi izvajanja zakona ali pogodbe.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Trajno, Arhivsko gradivo, skladno z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Ne.
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Ne, vendar izvedba postopkov ravnanja s stvarnim premoženjem in sklenitev pogodbe v tem primeru ni mogoča.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca SI-PASS – Virtualna arhivska čitalnica (VAČ)

• Namen obdelave osebnih podatkov: Izvrševanje zakonitih pristojnosti Arhiva RS. Ugotavljanje in preverjanje identitet uporabnika storitve za namene nadzora nad spoštovanjem določb ZVDAGA. Zagotovitev elektronskega podpisovanja dokumentov uporabnikov informacijskih sistemov, za namene nadzora nad spoštovanjem določb ZVDAGA. 
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: 63. in 64. člen ZVDAGA, člen 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2.
• Obrazložitev zakonitih interesov: /
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Pogodbeni obdelovalec, ki vzdržuje elektronsko evidenco, s katerimi ima Arhiv RS sklenjeno pogodbo o obdelavi, sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Podatki, ki jih je uporabnik posredoval ob svoji prijavi se hranijo do odjave uporabnika iz sistema SI-CAS oz. največ 30 minut od izvedene prijave. Podatki, posredovani v podpisovanje, se hranijo do uspešnega zaključka postopka e-podpisa oz. največ 24 ur od posredovanja podatkov v podpis.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo, ZVOP-2, Splošna uredba o varstvu podatkov ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Obdelava ne temelji na privolitvi posameznika.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Da, posameznik mora v primeru zahteve za uporabo arhivskega gradiva ob prijavi v VAČ skladno z ZVDAGA navesti vse tiste osebne in druge podatke, ki so potrebni, da se vloga lahko obravnava.
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Da. Če posameznik ob prijavi v VAČ ne navede osebnih in drugih podatkov, ki so potrebni za obravnave vloge, se njegov dostop do VAČ zavrne.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca elektronskih naslovov prejemnikov novic o Virtualni arhivski čitalnici (VAČ)

• Namen obdelave osebnih podatkov: Obveščanje o novicah Virtualne arhivske čitalnice:
  • Arhivalije meseca,
  • Tehnična obvestila o delovanju VAČ,
  • Uradne ure in delovni čas.
• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ter tretji in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2.
• Obrazložitev zakonitih interesov: / 
• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo: Sodišča in drugi državni organi na zakonski podlagi in v okviru svojih pooblastil.
• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Do preklica s strani prejemnikov ter v skladu z ZVDAGA.
• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva dostop do osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, ter pravico do popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve, pri čemer pa se njegovi zahtevi lahko ugodi le in ko so za to izpolnjeni pogoji, ki jih določajo Splošna uredba o varstvu podatkov, ZVOP-2 ter ZVDAGA.
• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi: Posamezniki lahko v vsakem trenutku umaknejo svojo privolitev za prejemanje novic.
• Informacije o tem:
  • Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Ne.  
  • Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Da, v nasprotnem primeru ne more prejemati elektronskih novic.
• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.