Zapisniki in poročila Upravne inšpekcije

Upravna inšpekcija je v letu 2023 izvedla več sistemskih nadzorov pri različnih organih z namenom ugotoviti v kolikšni meri organi sledijo novitetam na tem področju in tudi vzpodbuditi organe k čim večjemu obsegu elektronskega poslovanja.
Nadzor je bil opravljen tudi nad organi, ki rešujejo vloge strank in od katerih pravočasna rešitev pomeni za stranke pridobitev določenih pravic. Nadzor je obsegal pregled zadev, ki se nanašajo na odločanje organa o izdaji mnenja ali soglasjih in upravno poslovanje.

UI je v letu 2023 izvedla 2 sistemska nadzora, ki sta bila izvedena na Inšpektoratu Republike Slovenije za kulturo in medije in na Inšpektoratu Republike Slovenije za kmetijstvo, gozdarstvo, lovstvo in ribištvo.

UI je v letu 2022 izvedla 6 sistemskih nadzorov. Namen nadzorov je bil ugotoviti v kolikšni meri organi sledijo novitetam na področju ZUP in UUP in tudi vzpodbuditi organe k čim večjemu obsegu elektronskega poslovanja. Inšpekcijski nadzori so bili izvedeni pri naslednjih zavezancih: Mestna občina Nova Gorica, Mestna občina Murska Sobota, Upravna enota Grosuplje, Upravna enota Vrhnika, Center za socialno delo Posavje in na Center za socialno delo Gorenjske.

UI je v letu 2021 izvedla sistemski nadzor nad poslovanjem Ministrstva za kulturo. Inšpekcijski nadzor je zajemal nadzor nad izvajanjem določb materialnih predpisov s področij delovanja MK, ki določajo procesna pravila ter s preverjanjem pravilnosti uporabe določb ZUP in UUP. V okviru tega nadzora so bile obravnavane tudi prejete pobude, v katerih so pobudniki očitali različne kršitve ZUP in UUP.

UI je v letu 2021 izvedla v petih upravnih enotah (UE Ljubljana, UE Maribor, UE Celje, UE Koper in UE Kranj) sistemske nadzore nad izvajanjem določb Zakona o splošnem upravnem postopku in materialnih predpisov, v delih, ki se nanašajo na procesne določbe za vodenje upravnih postopkov in Uredbe o upravnem poslovanju pri obravnavanju vlog strank prejetih po elektronski poti v predpisanih rokih, dostop strank do organa v sistemu naročanja, ter zagotavljanja odzivnosti na klice in pisanje strank.

UI je v letu 2020 izvedla v štirih upravnih enotah (UE Ljutomer, UE Koper, UE Brežice in UE Krško) sistemske nadzore, v katerih je preverjala pravilnost izvajanja procesnih določb Zakona o prijavi prebivališča. Polega tega pa je UI izvajanje določb Zakona o prijavi prebivališča preverila še v šestih upravnih enotah (UE Ljubljana, UE Grosuplje, UE Celje, UE Maribor, UE Kranj in UE Žalec), zoper katere je bilo prejetih največ pobud zaradi domnevnih nepravilnosti pri izvajanju navedenega zakona. V inšpekcijskih nadzorih je UI preverjala pravilnost in ažurnost vodenja upravnih postopkov, po določbah ZPPreb-1 (postopki ugotavljanja resničnosti prijav prebivališč in postopki ugotavljanja dejanskega stalnega/začasnega prebivališča – problematiki t.i. fiktivnih prebivališč) in določb ZUP.

UI je v letu 2020 izvedla sistemske nadzore v treh Medobčinskih inšpektoratih: Medobčinski inšpektorat - Skupni prekrškovni organ občinskih uprav občin Bistrica ob Sotli, Brežice, Krško, Radeče in Sevnica-v nadaljevanju MI-SPO, Medobčinski inšpektorat občin Beltinci, Črenšovci, Odranci, Turnišče in Velika Polana, Mladinska ulica 2, 9231 Beltinci - v nadaljevanju MIO Beltinci in Medobčinski inšpektorat in redarstvo občin Rogaška Slatina, Rogatec, Podčetrtek, Šmarje pri Jelšah in Kozje - v nadaljevanju MIO Rogaška Slatina, v katerih se je preverjalo pravilnosti izvajanja procesnih določb Zakona o inšpekcijskem nadzoru, določb ZUP in UUP ter izvajanjem določb Zakona o dostopu do informacij javnega značaja.

V sistemskem nadzoru smo preverjali zakonitost vodenja upravnih postopkov in spoštovanje pravil upravnega poslovanja. Glede na oceno tveganja je nadzor v večji meri obsegal upravne postopke na področju športa (zlasti v zvezi z vpisi v razvid poklicnih športnikov in razvid zasebnih športnih delavcev, vpisi v razvid strokovno izobraženih in strokovno usposobljenih delavcev v športu, v zvezi z izbrisi iz razvidov ter v zvezi s pridobitvijo in odvzemom statusa nevladne organizacije v javnem interesu). Pregledana so bila tudi navodila Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport za vlaganje vlog za vpis v razvid poklicnih športnikov/zasebnih športnih delavcev in spletni obrazci ter dana priporočila za njihovo uskladitev z določbami Zakona o splošnem upravnem postopku. Zaradi izkazanih zaostankov so bili predmet nadzora tudi upravni postopki, ki se nanašajo na napredovanje strokovnih delavcev v nazive.
Ugotovljene nepravilnosti se nanašajo na nekatera temeljna načela upravnega postopka (načelo zakonitosti, načelo ekonomičnosti postopka), sestavne dele odločb, popravljanje pomot v odločbah, ugotovitveni postopek ter na upravljanje z dokumentarnim gradivom.

V načrt dela za leto 2019 smo na Upravni inšpekciji vključili izvedbo sistemskih nadzorov nad izvajanjem Zakona o splošnem upravnem postopku in Uredbe o upravnem poslovanju v osnovnih šolah. Inšpekcijske nadzore smo izvedli v šestih osnovnih šolah.

Inšpektorji smo v sistemskih nadzorih v letu 2019 preverjali zakonitost vodenja upravnih postopkov, postopkov dostopa do informacij javnega značaja in upravnega poslovanja Inšpektorata Republike Slovenije za šolstvo in šport. Pregledanih je bilo več inšpekcijskih postopkov, v katerih so bile ugotovljene nepravilnosti, ki se nanašajo na dokazovanje z izvedenci, izrekanje ukrepov, časovni okvir vodenja postopka, sestavo zapisnikov, odločanje o stranski udeležbi v postopku, odločanje o izločitvi uradne osebe, sestavo pozivov za izjasnitev in izvedbo dokaza z zaslišanjem priče.

Inšpektorji smo v letu 2019 opravili sistemske nadzore v zvezi z izvajanjem določb 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku na ministrstvih. Preverjali smo pravilnost izvajanja določbe tretjega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku, pri reševanju pritožbenih postopkov. Po tej določbi lahko organ druge stopnje, če spozna, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil organ prve stopnje, odpravi odločbo prve stopnje s svojo odločbo in vrne zadevo organu prve stopnje v ponovni postopek. V takem primeru je organ druge stopnje dolžan s svojo odločbo opozoriti organ prve stopnje, glede česa je treba dopolniti postopek, organ prve stopnje pa mora vseskozi ravnati po tej odločbi in brez odlašanja, najpozneje pa v 30 dneh od prejema zadeve, izdati novo odločbo.

V nadzorih smo inšpektorji pregledali večje število pritožbenih postopkov (po metodi na preskok) in pri tem ugotovili kršitve in nepravilnosti pri izvajanju določbe 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku, v manjši meri.

V načrt dela za leto 2018 smo na Upravni inšpekciji vključili tudi izvedbo sistemskih nadzorov upravnih enot nad vodenjem upravnih postopkov pri izvajanju tujske zakonodaje, ki sodi na področje notranjih zadev. V sistemski nadzor smo zajeli pregled štirih upravnih enot (dveh večjih – Ljubljana, Celje, ene srednje - Slovenska Bistrica in ene manjše - Piran) glede na število prebivalcev oziroma teritorialno območje, ki ga posamezna upravna enota pokriva. Inšpekcijski nadzor je v skladu s pristojnostmi zajemal nadzor nad izvajanjem določb ZUP, Uredbe o upravnem poslovanju in materialnih predpisov v delih, ki se nanašajo na procesne določbe. Pri pregledu reševanja zadev se je prvenstveno osredotočila na spoštovanje instrukcijskih rokov za odločanje z upoštevanjem načela ekonomičnosti postopka ter drugih temeljnih načel ZUP, posebnosti, ki vplivajo na vodenje postopkov v instrukcijskih rokih, ki izhajajo iz določb materialnega predpisa (ZTuj-2). Preverili smo tudi upravno poslovanje. Določene zaključke smo oprli tudi na teorijo upravnega prava, ki določene zakonske določbe razlaga po namenu.

Zoper vodenje postopkov in upravno poslovanje v Inšpektoratu RS za okolje in prostor (IRSOP) smo prejeli večje število pritožb in pobud za nadzor. V preteklih letih smo že opravili večje število nadzorov, vendar smo zaradi ponovnega velikega števila pobud obsežnejši nadzor opravili tudi v letu 2017 in ponovno v letu 2018.

V letu 2017 smo izvedli sistemske nadzore v vseh treh zavodih s področja socialnega zavarovanja in sicer v Zavodu Republike Slovenije za zaposlovanje, Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije in Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije. Inšpekcijski nadzori so zajemali ugotavljanje pravilnosti izvajanja upravnih postopkov in izvajanja določb Uredbe o upravnem poslovanju.

V letu 2017 smo na podlagi prejetih pobud izvedli prioritetne nadzore v štirih samoupravnih lokalnih skupnostih. Inšpekcijski nadzori so zajemali ugotavljanje pravilnosti izvajanja upravnih postopkov pri potrditvi rednega obratovalnega časa in pri izdaji soglasja k prijavljenemu obratovalnem času in izvajanja določb Uredbe o upravnem poslovanju.

V letu 2016 smo izvedli 5 inšpekcijskih nadzorov vodenja upravnih postopkov in upravnega poslovanja v javnih agencijah.

Na podlagi zaznav problematike poslovanja Centrov za socialno delo v letu 2015, smo načrt dela za leto 2016 uvrstili sistemske nadzore v Centrih za socialno delo. Sistemski nadzori so bili izvedeni v sedmih Centrih za socialno delo.

Primeri zapisnikov o opravljenem inšpekcijskem nadzoru, ki so bili izdelani na Upravni inšpekciji v letu 2023

Primeri zapisnikov o opravljenem inšpekcijskem nadzoru, ki so bili izdelani na Upravni inšpekciji v letu 2022

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti izvajanja določb Zakona o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP), določb Zakona o šolski inšpekciji (v nadaljevanju: ZSolI), določb Zakona o inšpekcijskem nadzoru (v nadaljevanju: ZIN) in upravnega poslovanja na podlagi Uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju: UUP).

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti izvajanja Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) in procesnih določb Zakona o osnovni šoli (ZOSn-1) in Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ) ter pravil upravnega poslovanja na podlagi določb Uredbe o upravnem poslovanju (UUP). V nadzoru so bile ugotovljene nepravilnosti, ki smo jih že ugotovili v sistemskih nadzorih osnovnih šol v letu 2019, zato smo na nespremenjeno stanje pri izvajanju prej navedenih predpisov tudi ponovno opozorili Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport.

Inšpekcijski nadzor je obsegal presojo pravilnosti uporabe pravil upravnega postopka in upravnega poslovanja na področju uveljavitev pravic iz javnih sredstev, postopke postavitev skrbnika za posebni primer in predhodno svetovanje glede poteka stikov med staršema otrok. Ugotovljene so bile kršitve: pri sestavi odločb: uvod in izrek odločb (napačna pravna podlaga in pomanjkljiv izrek odločb). V zvezi z upravnim poslovanjem organa, pa je ugotovljeno, da CSD ne ravna povsem skladno s pravili upravnega poslovanja, določenimi z UUP, predvsem glede evidentiranja dokumentov in navedb evidenčnih podatkov dokumentov, nepravilno tiskanje elektronskih dokumentov ter uporaba odtisa prejemne štampiljke

Inšpekcijski nadzor je obsegal presojo pravilnosti uporabe pravil upravnega postopka na področju razlastitev in izdaje gradbenih dovoljenj, preverjalo se je tudi upravno poslovanje organa. Ugotovljene so bile kršitve: pri uporabi temeljnih načel ZUP (zakonitost, varstvo pravic strank in javnih koristi, zaslišanje stranke, materialna resnica, pravica do pritožbe, ekonomičnost postopka), pri odločanju o pravici do vpogleda v spis, pri vročanju dokumentov strankam in stranskim udeležencem postopka, pri sestavi odločb: izrek, obrazložitev (pomanjkljiva navedba vseh dokazov in razlogov, odločilnih za presojo posameznih dokazov), pri obravnavi vlog in odločanju v instrukcijskih rokih, pri dokumentiranju in evidentiranju opravljenih dejanj, ki vplivajo na poslovanje organa oziroma na reševanje konkretnih zadev, pri spoštovanju roka za odgovarjanje na dopise strank, pri razvrščanju dokumentarnega gradiva po vsebini in nepravilna sestava dokumentov. V zvezi s tem so bili načelniku odrejeni ukrepi za odpravo nepravilnosti.

Inšpektorat je prejel več pobud za inšpekcijski nadzor v zvezi z različnimi upravnimi postopki, kjer so pobudniki ponavljali očitke o dolgotrajnosti postopkov odločanja o pravicah, zato je bilo v nadzoru preverjeno, kako MK kot organ prve stopnje spoštuje določila 222. člena ZUP glede roka za izdajo odločbe, načelo ekonomičnosti postopka ter druga temeljna načela upravnega postopka. Preverjeno je bilo tudi spoštovanje določil o pregledovanju dokumentov ter v zvezi z obvestili o poteku postopka in določil o pristojnosti MK. Pri tem pa je nadzor obsegal tudi presojo pravilnosti uporabe procesnih določb Zakona o varstvu kulturne dediščine in Zakona o uresničevanju javnega interesa za kulturo.

Insitut, ki smo ga pregledovali v okviru področja upravni postopki in upravno poslovanje: ne-objava veljavnega akta (Pravilnika) v Uradnem listu RS, problematika urejanja postopka s podzakonskim aktom in obravnavanja zahteve za stransko udeležbo v postopku.

V inšpekcijskem nadzoru so bile obravnavane naslednje vsebine določb Zakona o splošnem upravnem postopku in Uredbe o upravnem poslovanju:
Temeljna načela upravnega postopka (ekonomičnosti postopka); priznanja stranske udeležbe (43. člen Zakona o splošnem upravnem postopku), sestavljanje in izdelava zapisnikov (74. do 80. člen Zakona o splošnem upravnem postopku) in uradnih zaznamkov; izdelovanja vabil (70. do 73. člen Zakona o splošnem upravnem postopku); navajanja pravilnih pravnih podlag v uvodih odločb in sklepov, izdelovanja in oblikovanja posameznih delov odločb: uvodi, izreki; načini vročanja dokumentov v upravnem postopku; postopanja s pritožbami; izvajanja postopkov v okviru izrednih pravnih sredstev; poslovanje s strankami in njihovih zastopnikih v postopkih, evidentiranja pošte, evidentiranja dokumentov; izdelovanja in oblikovanja dokumentov (63. člen Uredbe o upravnem poslovanju) in evidentiranja vročilnic kot dokaza o vročitvi.

Nadzor je bil opravljen na upravnem področju avto-taksi prevozov. V nadzoru se je preverjalo, kako uslužbenci MOL ravnajo z dokumentarnim gradivom (evidentiranje, razvrščanje), ali spoštujejo instrukcijske roke za odločanje in kako sestavljajo upravne akte.

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti izvajanja določb Zakona o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP), določb pravilnost izvajanja določb Zakona o dostopu do informacija javnega značaja (v nadaljevanju: ZDIJZ), v delu, ki se nanašajo na določanje pravil upravnega postopka in določb pravilnosti izvajanja določb Uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju: UUP). Nadzor je bil predvsem usmerjena na pravilnost oblikovanja konkretnih upravnih aktov (odločb in sklepov), kot to določajo pravila ZUP in spoštovanja določb ZUP in ZDIJZ instrukcijskih rokov ter oblikovanju dokumentov z vsebinami, ki jih določa UUP.

Nadzor je obsegal presojo zakonitosti postopka izdaje odločbe o spremembi lokacijskega dovoljenja. Nadzor je bil usmerjen predvsem na spoštovanje določb Zakona o splošnem upravnem postopku pri vodenju ustne obravnave, prekinitev in preložitev ustne obravnave ter sestava zapisnikov ustne obravnave. Presojali smo tudi pravilnost prekinitve postopka z vidika spoštovanja temeljnih načel Zakona o splošnem upravnem postopku (varstvo pravic strank in načelo ekonomičnosti v postopku).

Inšpektorat je prejel več pobud za inšpekcijski nadzor v zvezi z inšpekcijskimi postopki, ki jih je vodil Inšpektorat Republike Slovenije za delo. Inšpekcijski nadzor je zajemal nadzor nad izvajanjem določb Zakona o splošnem upravnem postopku, Zakona o inšpekciji dela, Zakona o socialnem varstvu in Zakona o inšpekcijskem nadzoru v delih, ki vsebujejo procesne določbe, ter nadzor nad izvajanjem določb Uredbe o upravnem poslovanju.

Inšpekcijski nadzor je zajemal nadzor nad izvajanjem določb Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) in določb materialnih predpisov uporabljeni v upravnih postopkih, in sicer v delih, ki se nanašajo na določanje postopka (procesne določbe materialnih predpisov) ter nadzor nad izvajanjem določb Uredbe o upravnem poslovanju.
Preverjalo se je oblikovanje zapisnikov, pravočasno obravnavanje vlog, pravilnost vsebinskega oblikovanje dopisov za dopolnitev vlog, pravilnost reševanje vlog, glede na vsebino zahtevkov strank (primer: pri vlogah za priznanje položaja stranske udeležbe), pravilnost vročanje dokumentov v primeru, da ima stranka pooblaščenca, kot to določa 88. člen ZUP, pravilnost izvajanje načela zaslišanja stranke v postopkih, pravilnost izvajanja načela varstva pravic strank in varstva javne koristi (7. člen ZUP), upoštevanje načela ekonomičnosti pri vodenju upravnih postopkov, pravilnost izvajanja določb 157. člena ZUP, reševanje upravnih zadev v predpisanih rokih (določenih v materialnih predpisih na podlagi 3. člena ZUP), oblikovanje izrekov in obrazložitev konkretnih upravnih aktov, podpisov dokumentov, izdanih v upravnih postopkih s strani uradnih oseb (ki so pooblaščene za vodenje in odločanje v upravnih postopkih), uporaba jezika v postopku in izvajanja procesnih dejanj v ponovljenih postopkih, tako da ne bi prihajalo do kršitev instrukcijskega roka določenega v tretjem odstavku 251. člena ZUP, pravilnost evidentiranja dokumentov in odgovarjanja na prejete dopisa, v skladu z namenom in roku, opredeljenim v 17. členom Uredbe o upravnem poslovanju (UUP) ( in 18. člen UUP-prej).

Nadzor je prvenstveno obsegal zakonitost vodenja upravnih postopkov, ki se nanašajo na evidentiranje urejene meje, evidentiranje parcelacije, evidentiranje izravnanega dela meje, spremembo podatkov katastra stavb, spremembo vrste rabe in spremembo podatkov v registru nepremičnin.

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti uporabe pravil upravnega postopka pri ravnanju z vlogami (vključno s pritožbami) in spoštovanje rokov za odločanje predvsem na področju prometa s kmetijskimi zemljišči, področju graditve objektov ter pri izdaji dovoljenj za bivanje tujcem. Preverjali smo tudi spoštovanje pravil upravnega postopka pri reševanju zahtev za dostop do informacij javnega značaja.

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti sestave odločb (uporabo žiga in podpisa) in njihovega vročanja.

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti uporabe pravil upravnega postopka na področju ugotavljanja prebivališča, pri odločanju o začasnem prebivališču tujca, pri izdaji gradbenih dovoljenj in uporabi izrednih pravnih sredstev. Preverjala se je tudi pravočasnost evidentiranja vhodnih dokumentov.

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti uporabe pravil upravnega postopka pri izvajanju Zakona o državljanstvu Republike Slovenije, pri čemer je bil nadzor usmerjen na spoštovanje instrukcijskih rokov pri reševanju zahtev za sprejem v državljanstvo.

Nadzor je obsegal presojo pravilnosti uporabe procesnih določb Zakona o splošnem upravnem postopku in procesnih določb Zakona o graditvi objektov pri sprejemu odločitev Upravne enote Ljubljana v zvezi z gradnjo povezovalnega kanala C0 na območju vodonosnika Ljubljanskega polja. Nadzor je bil usmerjen predvsem v spoštovanje določb Zakona o splošnem upravnem postopku pri sestavi upravnih aktov (ali je bilo obrazloženo ugotovljeno dejansko stanje in dokaze, na katere je le-to oprto, razlogi, ki so odločilni za presojo posameznih dokazov; če so bile navedene določbe predpisov, na katere se opira odločba; če so bili navedeni razlogi, ki glede na ugotovljeno dejansko stanje narekujejo sprejeto odločitev.).

Insitut, ki smo ga pregledovali v okviru področja upravni postopki in upravno poslovanje: oblikovanje odločbe (uvod, izrek obrazložitev, pouk o pravnem sredstvu); reševanje vlog za vstop stranke (prijavitelj); odgovarjanje na dopise; načelo varstva pravic strank; načelo pravice do pritožbe; evidentiranje dokumentov; uporaba načrta klasifikacijskih znakov; izpolnjevanje pogojev za odločanje v upravnem postopku; izdajanje pooblastil za odločanje; spoštovanje rokov za odločanje; spoštovanje organa I. stopnje s pritožbo; postopanje organa II. stopnje s pritožbo; instrukcijski roki (Zakon o splošnem upravnem postopku).