Rešitve za ustvarjalce arhivskega gradiva

Arhivsko gradivo zaradi svoje neprecenljive vrednosti obravnavamo kot kulturni spomenik. Njegova podoba se je skozi čas spreminjala in je vedno odraz časa in družbe, v kateri nastaja. Danes se zaradi uporabe IKT vse pogosteje soočamo z najrazličnejšimi pojavnimi oblikami digitalnega ali elektronskega arhivskega gradiva (eAG). Slednje nastane pri delovanju ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva. Iz celote dokumentarnega gradiva, ki pri njihovem delovanju nastaja, se odbere s pomočjo sodelovanja med javnimi arhivi in ustvarjalci arhivskega gradiva. V okviru projekta e-ARH.si razvijamo nekatere ključne rešitve, ki so namenjene ustvarjalcem arhivskega gradiva. Naš namen je, da bi obvladovali tveganja v življenjskem ciklu dokumenta od njegovega nastanka do predaje pristojnim arhivom. V ta namen smo pripravili nabor ključnih rešitev, namenjenih ustvarjalcem arhivskega gradiva.

Ključne rešitve, namenjene ustvarjalcem arhivskega gradiva:

  • Katalog znanj in program usposabljanja.
  • Metodologija ocene tveganja in podpora s programskim orodjem.
  • Svetovanje pri pripravi notranjih pravil.
  • Strokovno tehnična navodila.
  • Urejevalnik SIP.
  • Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah.
  • Programska orodja za pretvorbo gradiva v formate (pretvorniki), primerna za dolgoročno hrambo in validacijo.
  • Programska oprema za popisovanje arhivskega gradiva za zamejske Slovence.

Katalog znanj in program usposabljanja

Strokovno usposabljanje delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom se v skladu s Pravilnikom o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom praviloma začne z usposabljanjem, ki mu sledi preizkus strokovne usposobljenosti. V postopku strokovnega usposabljanja, ki ga za svoje ustvarjalce organizirajo arhivi javne arhivske mreže pridobi kandidat številna znanja, ki posegajo na področja pravnih predpisov, upravljanja z dokumentarnim gradivom v fizični in v digitalni obliki, informatike in arhivistike v najširšem smislu.

V želji, da bi navedene vsebine in kompetence med arhivi čimbolj poenotili in hkrati kandidatom, ki bodo opravljali preizkuse strokovne usposobljenosti dali pregled nad zahtevanimi vsebinami, smo v okviru projekta e.ARH.si pripravili katalog znanj in okvirni program usposabljanj.  

Urejevalnik SIP

Vstopna stran orodja za pripravo sprejemnega informacijskega paketa.

Vstopna stran orodja za pripravo SIP. | Avtor: Arhiv Republike Slovenije

Eno pomembnejših prednostnih nalog v okviru projekta e-ARH.si, in sicer pridobitev programskega orodja za pripravo sprejemnega informacijskega paketa (SIP), smo z uradnim prevzemom aplikacije Urejevalnik SIP uspešno zaključili konec leta 2019. Prevzemanje arhivskega gradiva v digitalni obliki je zahtevna naloga, ki zahteva množico usklajevanj in preverjanj; da bi postopek standardizirali tako na strani ustvarjalcev kot na strani arhivov smo razvili programsko orodje Urejevalnik SIP. Ta v dveh načinih delovanja (napredni in uporabniški način) omogoča gradnjo paketa SIP. Napredni način je namenjen arhivistom, z njim pa je mogoče ustvariti shemo profila, s katero določimo strukturo paketa SIP. Uporabniški način omogoča popisovanje gradiva, polnjenje sheme profila z dejanskim gradivom in v končni fazi pakiranje SIP-a za prenos gradiva v elektronski arhiv. V Urejevalnik SIP je vgrajena tudi validacija sprejemnega informacijskega paketa. Poleg parametrov, ki jih v shemi določi arhivist, preverja tudi ustreznost formatov in s posebnimi algoritmi izračuna bitne vsote, ki ves čas hrambe gradiva služijo za dokazovanje njegove celovitosti in avtentičnosti. 

Kako do orodja SIP?

V kolikor ste ustvarjalec arhivskega gradiva po ZVDAGA in bi potrebovali programsko orodje za pripravo SIP paketa za izročitev v pristojni arhiv, se obrnite na vašega pristojnega arhivista ali posredujte zahtevo na elektronski naslov glavne pisarne Arhiva Republike Slovenije. Pridobili boste ustrezna navodila, kako do orodja, kaj morate pred tem urediti vi in kaj bo pred uporabo orodja za vas uredil pristojni arhiv.

Slovenski elektronski arhiv. Preteklost na dosegu klika.

Arhiv Republike Slovenije

Ministrstvo za kulturo

Poljanska cesta 40
1000 Ljubljana

Prikaži na zemljevidu

Na vrh strani