"UeNaročanje bo dobrodošla pridobitev tudi za zaposlene v upravnih enotah, saj se bodo lahko bolj posvetili strankam in reševanju upravnih zadev,« je ob predstavitvi novega sistema naročanja še poudaril minister za javno upravo Boštjan Koritnik.

UeNaročanje je storitev, ki zagotavljanja sistem spletnega naročanja in storitve klicnega centra za upravne enote (UE). Sistem prinaša preprostejše urejanje postopkov za državljane, hkrati pa je dobrodošla poenostavitev za zaposlene v upravnih enotah.

Z uporabo spletnega rezervacijskega portala se lahko stranke v preizkusni fazi naročijo na storitve treh upravnih enot: UE Ljubljana, UE Litija in UE Logatec, v nadaljevanju pa se bodo v sistem postopoma vključile še druge upravne enote. Predvideno je, da se bo v sistem spletnega naročanja vključilo do dvajset večjih upravnih enot.

Klicni center zagotavlja storitve trem upravnim enotam, in sicer v Ljubljani, Litiji in Logatcu. Stranke si s pomočjo klicnega centra lahko zagotovijo termin tudi zunaj upravne enote, kjer imajo stalno bivališče, če želijo opraviti storitev, za katero predpisi ne določajo izrecne krajevne pristojnosti.

Minister Koritnik je izpostavil, da ministrstvo ves čas, v sodelovanju z upravnimi enotami, nadgrajuje rešitve, ki prispevajo k boljšemu javnemu servisu, hkrati pa skupaj iščemo načine, kako (kljub številnim omejitvam in odsotnostim na UE) državljanom olajšati dostop do vseh upravnih storitev. Predstavil je spremembe, ki smo jih zaradi epidemiološke situacije uvedli v zadnjih dveh letih ter poudaril, da bo ta sistem dodatna pomoč strankam, da bodo lažje in hitreje opravili storitve na upravnih enotah.

Upravna enota Ljubljana je sodelovala pri razvoju sistema in bila tudi aktivno vključena v fazo testiranja, zato so svoje izkušnje o UeNaročanju predstavili tudi predstavniki največje enote v Sloveniji. Načelnik upravne enote Ljubljana mag. Bojan Babič se je uvodoma zahvalil vsem, ki so sodelovali pri vzpostavitvi sistema. Ocenil je, da bo sistem UeNaročanje pripomogel h kakovostnemu izvajanju storitev za občane. »Projekt je vitalnega pomena in omogoča UE Ljubljana, da se pri izvajanju storitev ne vrača v obdobje dolgih čakalnih vrst. Sistem je bil pilotno testiran in omogoča uporabnikom naročanje na storitve v terminu, ki ga sami določijo, in takrat, ko jim to najbolj ustreza. Gre za nadgradnjo dosedanjega naročanja preko telefona in e-pošte, ko stranka lahko sama izbere želeni termin in upravno enoto, kjer bo opravila storitev. Tak način naročanja bo pozitivno vplival na razbremenitev zaposlenih in organizacijo dela na upravnih enotah ter omogočil, da se bodo uslužbenci upravnih enot lahko bolje posvetili delu s strankami. Poleg tega sistem UeNaročanja predstavlja dodatno orodje vodstvenemu kadru upravne enote za kakovostno upravljanje s kadrovskimi viri kot tudi poenostavljeno upravljanje z okenci, kjer posamezniki pridejo v stik z uslužbenci posamezne upravne enote,« je povedal načelnik.

Aleksander Vojičić iz Službe za uprave enote Ministrstva za javno upravo je poudaril uspešno sodelovanje z UE Ljubljana in poudaril, da storitev med drugim ponuja preprosto informacijsko rešitev, ki zasleduje napredek na tem področju. Izpostavil je, da podpora za Sistem UeNaročanje, ki deluje na dveh ravneh, kot spletni rezervacijski portal in kot klicni center, poteka na UE Ljubljana, Logatec in Litija, v prihodnje pa je načrt vključiti tudi preostale upravne enote. UeNaročanje bo potekalo na ravni spletnega rezervacijskega portala – po predhodnem dogovoru s posameznimi upravnimi enotami. Predvidoma se bodo v sistem vključile večje upravne enote in njihove okoliške enote. 

Vodja Oddelka za Upravno poslovanje na UE Ljubljana Ernest Mencigar je na kratko predstavil sistem UeNaročanje za stranke. Stranka se lahko naročijo same prek spletnega obrazca ali pokličejo v klicni center.

• rezervacijski portal omogoča strankam, da z izpolnitvijo spletnega obrazca same izberejo termin, v katerem želijo opraviti določeno upravno storitev, ter izberejo tudi upravno enoto
• termin za upravno storitev si stranke lahko uredijo prek klicnega centra. Klic sprejme svetovalec, ki ima vpogled v sistem UeNaročanje in za stranko uredi vse potrebno.

Vsi podatki o terminih za upravne storitve (vnosi strank in vnosi svetovalcev klicnega centra) se zbirajo v sistemu UeNaročanje na način, da je tako strankam kakor zaposlenim v upravnih enotah ves čas na voljo posodobljen vpogled v razpoložljive termine.

Sistem UeNaročanje omogoča tudi odpoved rezerviranega termina ali naročanje na drug termin. Dodana vrednost tega sistema je tudi ob morebitni nadaljnji komunikaciji s strankami, saj ta omogoča enostavno obveščanje uporabnikov o odpovedi ali spremembi termina v primeru izrednih situacij na upravni enoti. 

Vodja Referata za Javni red UE Ljubljana Nina Benić je podrobno predstavila postopek rezervacije termina prek portala. Ob tem je podarila, da projekt v poskusni fazi poteka brez večjih težav in da so v mesecu decembru s pomočjo aplikacije naredili na UE Ljubljana 15000 rezervacij terminov. Izpostavila je, da naj stranke pred rezervacijo termina preberejo navodila in naj bodo pozorne na morebitno krajevno pristojnost za posamezne upravne postopke.

Vse informacije o postopku elektronske rezervacije termina so objavljene na rezervacijskem portalu sistema UeNaročanje.