Potrdilo o številu zaposlenih

Delodajalci za prijave na razne vrste razpisov potrebujejo potrdilo o številu zaposlenih. V nekaterih primerih na teh potrdilih potrebujejo tudi podatek o številu zaposlenih invalidov.

Doslej so se za pridobitev tovrstnih potrdil obrnili na ZZZS, kjer so potrdila pripravili ročno z vpogledom v zbirko podatkov zavarovanih oseb in jih delodajalcem večinoma poslali po pošti. Letno ZZZS izda okrog 2000 tovrstnih potrdil, njihovo število pa iz leta v leto narašča.

Na portalu SPOT bodo z novim e-postopkom zakoniti zastopniki ali pooblaščene osebe poslovnih subjektov potrdilo lahko naročili sami in ga v nekaj minutah tudi brezplačno pridobili. V informacijskem sistemu ZZZS bo potrdilo v obliki PDF/A pripravljeno povsem samodejno. Uporabnik pa ga bo prevzel na portalu SPOT.

Kako najhitreje pridobimo potrdilo o številu zaposlenih je pojasnjeno na portalu SPOT pod naslovom: Pridobitev potrdila o številu zaposlenih.

Poimenski seznam zaposlenih

Delodajalci so po zakonodaji zavezani za vlaganje prijav delavcev v obvezna socialna zavarovanja, kakor tudi za pravočasne odjave in spremembe podatkov. Za pomoč pri usklajevanju kadrovskih evidenc in pravočasno izvajanje postopkov odjav in sprememb podatkov so delodajalci obdobno pri ZZZS naročili poimenske sezname delavcev. Priprava seznamov je na ZZZS večinoma potekala ročno. Manjšim delodajalcem so bili podatki poslani v pisni obliki, večjim pa v šifrirani elektronski obliki. Ker ni bila določena enotna struktura podatkov v elektronski obliki, delodajalci niso mogli pripraviti nadgradenj svojih kadrovskih informacijskih sistemov za uvoz in samodejno uporabo teh podatkov.

Novi postopek na portalu SPOT bo delodajalcem omogočal, da podajo elektronsko vlogo za pridobitev poimenskega seznama v elektronski obliki. Na portalu bodo potem lahko v manj kot uri med delovniki na varen način naročeni seznam tudi prevzeli. Podatki bodo delodajalcu na voljo v obliki preglednice (npr. excelove tabele) ali XML obliki. Struktura podatkov v obliki XML bo opisana in bo tako razvijalcem kadrovskih informacijskih sistemov omogočeno, da za delodajalce razvijejo podporo za uvoz teh podatkov za kontrolo, ali je delodajalec za svoje delavce uredil vse prijave, odjave in spremembe podatkov za socialna zavarovanja.

Pobudo za vzpostavitev teh novih postopkov so dali tudi delodajalci, zlasti tisti z večjim številom zaposlenih, kjer je tudi več potreb po usklajevanju kadrovskih evidenc.

Dodatne informacije novem e-postopku pridobitve seznama zaposlenih so dostopne na portalu SPOT: Pridobitev poimenskega seznama zaposlenih.