Uvajanje informacijske tehnologije v vsakdanjem življenju in elektronsko arhivsko gradivo

Intenzivno uvajanje informacijske tehnologije v vsakdanjem življenju, predvsem pa njena uporaba v sodobni družbi na vseh področjih in vseh ravneh njenega delovanja povzročata, da se dokumentarno in arhivsko gradivo pojavlja v vse več oblikah. Ob tradicionalnem fizičnem gradivu, s katerim imamo arhivi na Slovenskem večdesetletne izkušnje, opazujemo nastajanje čedalje več novodobnega elektronskega gradiva. To v pomembnosti nikakor ne zaostaja za tistim, ki je nastalo v fizični obliki. Zaradi dolgoročno relativno nestabilnih oblik zapisa in nosilcev je elektronsko gradivo izpostavljeno številnim grožnjam, to pa slovenski javni arhivski službi (SJAS), združeni v javno arhivsko mrežo, nalaga zapleteno in obsežno arhivsko strokovno nalogo. Poskrbeti moramo za ohranitev tistega dela nastalega gradiva, ki je pomemben del slovenske kulturne dediščine (ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo), fizičnim in pravnim osebam pa zagotavlja pravno varnost (ima trajen pomen za njihov pravni interes), in to ne glede na medije, načine zapisa ali njegovo pojavnost.

Dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva

Dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva vključuje spremljanje dokumenta v njegovem celotnem življenjskem ciklu, od nastanka do predaje pristojnemu arhivu. Slovenski elektronski arhiv s tega vidika sestavlja kompleksno okolje, ki bo omogočilo dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva, katerega skrbnik so slovenski javni arhivi. Vključuje prevzem elektronskega arhivskega gradiva od ustvarjalcev, dolgoročno ohranjanje po načelih varne dolgoročne hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost, trajnost), kot jih določa Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), in zagotavljanje nadaljnje dostopnosti gradiva vključno z možnostjo njegove ponovne uporabe (angleško re-use). Vendar dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva z možnostjo njegove nadaljnje uporabe ni preprosto primerljivo z dolgoročnim ohranjanjem gradiva v fizični (papirni) obliki. Posamezni elektronski dokument namreč v svojem življenjskem ciklu praviloma zamenja več informacijskih okolij, kontekstov in tudi skrbnikov.

Arhiv Republike Slovenije je pred več kot desetletjem (2008) v sodelovanju s tujimi in slovenskimi strokovnjaki začel pripravljati študijo izvedljivosti vzpostavitve slovenskega elektronskega arhiva, v kateri smo opredelili finančne, kadrovske in tehnične okvire, ki bi zagotovili učinkovito in zakonsko skladno dolgoročno hrambo elektronskega arhivskega gradiva. Ocenjena vrednost vzpostavitve slovenskega elektronskega arhiva je znašala 7,1 milijona evrov (brez DDV). Z zagotovitvijo desetine načrtovanih sredstev iz evropskih kohezijskih skladov je slovenski državni arhiv v obdobju od 2010 do 2015 začel delno dosegati zastavljene cilje. Razvili smo prve rešitve elektronskega arhiviranja. Izdelali smo programska orodja, namenjena ustvarjalcem elektronskega arhivskega gradiva za njegovo predajo SJAS, arhivistom in končnim uporabnikom pa za dostop do tega gradiva. S temi rešitvami smo lahko od ustvarjalcev prevzemali elektronsko arhivsko gradivo v obliki nestrukturiranih datotek (na primer dokumente v obliki računalniških datotek tipa .pdf (angleško Portable Document Format)), podatke iz enostavnih podatkovnih baz (primer so uradne evidence) in iz v državni upravi razširjenega sistema za upravljanje dokumentov SPIS 4.0. Za dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva smo vzpostavili elektronski repozitorij na primarni lokaciji in dveh geografsko oddaljenih sekundarnih lokacijah.

Vzpostavitev slovenskega elektronskega arhiva

Prelomni trenutek vzpostavitve slovenskega elektronskega arhiva se je odvil leta 2016, ko je Vlada Republike Slovenije sprejela Strategijo in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva za obdobje 2016–2020. S tem strateškim dokumentom je omogočila nadaljnji razvoj slovenskega elektronskega arhivskega gradiva s sistemom e-ARH.si, ki je varen, standardiziran in zaupanja vreden slovenski elektronski arhiv za dolgoročno ohranjanje in nadaljnjo uporabo elektronskega arhivskega gradiva.

Do leta 2020 smo določili šest strateških prednostnih nalog:

• skrb za elektronsko arhivsko gradivo pri ustvarjalcih in prevzem v okolje e-ARH.si;
• skrb za dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva v okolju e-ARH.si;
• skrb za nadaljnjo uporabo in povečanje dostopnosti elektronskega arhivskega gradiva;
• aktivno sodelovanje z drugimi sorodnimi ustanovami doma in v tujini;
• podpora strokovnemu razvoju zaposlenih pri ustvarjalcih elektronskega arhivskega gradiva in v arhivih;
• zagotavljanje kakovosti okolja e-ARH.si v skladu s CAF (angleško Common Assessment Framework) ter promocija arhivske dejavnosti in varstva elektronskega arhivskega gradiva na Slovenskem.

Za dosego teh strateških prednostnih nalog smo sprejeli 23 ključnih ukrepov in izvedli 65 aktivnosti. Z vzpostavitvijo stabilnega in zaupanja vrednega slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si do leta 2020 vzpostavljamo ustrezno informacijsko infrastrukturo in druge ustrezne razmere, s čimer bomo lahko zavarovali in omogočili uporabo narodne arhivske kulturne dediščine v elektronski obliki.

Instrumenti za zagotavljanje varstva gradiva v digitalni obliki

V ZVDAGA so opredeljeni trije instrumenti, ki so na voljo tako javnemu kot zasebnemu sektorju, za zagotavljanje celovitosti, avtentičnosti in uporabnosti digitalnih zapisov, ki bodisi nastajajo pri njihovem poslovanju, ali pa jih prejemajo in jih hranijo, ter jih tako kot verodostojne zapise uporabljajo v pravnem prometu in upravnih postopkih. Ti instrumenti so notranja pravila za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, registracija ponudnikov storitev in certifikacija strojne opreme, programske opreme in storitev zajema in/ali hrambe ter z zajemom in hrambo povezanih spremljevalnih storitev.

Notranja pravila so interni pravni akt, ki ga pravna oseba sprejme z namenom, da z njim uredi upravljanje svojega digitalnega gradiva (zajem in hrambo digitalnih zapisov ali najem storitev zajema, hrambe ali spremljevalnih storitev). Z notranjimi pravili uredi storitev (zajem, hrambo in/ali spremljevalne storitve), ki jih ponuja na trgu. Notranja pravila so dolžni sprejeti ustvarjalci javnega arhivskega gradiva in ponudniki storitev zajema, hrambe oziroma spremljevalnih storitev. Druge pravne osebe sprejmejo notranja pravila le v primeru, ko želijo z njihovim dokazljivim izvajanjem zagotavljati verodostojnost digitalnih zapisov, ki pri njih nastajajo ali jih hranijo. Preverjanje skladnosti notranjih pravil z določbami ZVDAGA in podrejenih predpisov ter pravili stroke kot storitev izvaja Arhiv.

Registracija ponudnikov opreme in storitev je z ZVDAGA predpisana dolžnost tistih oseb, ki za plačilo ali brezplačno drugim osebam omogočajo uporabo strojne ali programske opreme za zajem oziroma hrambo gradiva v digitalni obliki ali izvajanje spremljevalnih storitev, ali pa drugim osebam ponujajo storitve zajema, hrambe ali spremljevalne storitve. Ponudniki so dolžni osem dni pred začetkom izvajanja dejavnosti svojo dejavnost prijaviti Arhivu, ki izvaja registracijo kot storitev.

Uporaba certificirane opreme in najem certificirane storitve je v skladu z določbami ZVDAGA dolžnost tistih, ki zajemajo in hranijo arhivsko gradivo ali izvajajo storitve, katerih predmet je lahko tudi arhivsko gradivo. Zavezanci za certifikacijo pa so ponudniki opreme in storitev. Certifikacija strojne in programske opreme je storitev, ki jo na podlagi določb ZVDAGA in podrejenih predpisov, predvsem Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG) in Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (P-ETZ), ki ju izvaja Arhiv. Zahteve, ki so opredeljene v navedenih predpisih so zbrane v kontrolnih seznamih, in njihovo izpolnjevanje je predmet pregleda v okviru postopka certificiranja. Obseg zahtev, ki sta predmet posamičnega pregleda je odvisen od vrste strojne opreme oz. funkcionalnega tipa programske opreme. Certifikacija storitev zajema, hrambe oz. spremljevalnih storitev, pa je pregled izvajanja potrjenih notranjih pravil ter izpolnjevanja predpisanih predpogojev (uporaba certificirane strojne in programske opreme ter potrjenost notranjih pravil). Tudi obseg posameznega certifikacijskega pregleda za storitve je odvisen od obsega aktivnosti, ki so vključene v posamezno storitev, in je prav tako podprt s kontrolnim seznamom.

Razvid potrjenih notranjih pravil, registriranih ponudnikov opreme in storitev ter certificirane strojne, programske opreme in storitev je vsem zainteresiranim na voljo v obliki uradnih registrov. Register je javno in brezplačno dostopen na spletnem portalu Registra elektronske hrambe (REH), ki v skladu z arhivsko zakonodajo vsebuje podatke treh ločenih registrov, in sicer registra ponudnikov opreme in storitev za elektronsko hrambo, registra certificirane strojne in programske opreme ter storitev in registra potrjenih notranjih pravil in vzorčnih notranjih pravil. 

Vpis v register

Pogoj za vpis v register je uspešno zaključen postopek registracije ponudnika opreme in storitev, certifikacije opreme in storitev oziroma potrjevanja notranjih pravil (ali vzorčnih notranjih pravil), ki se sproži na zahtevo vložnika. Postopki za oddajo vloge, potrebna dokumentacija in upravne takse ter drugi stroški postopkov so razloženi v pripadajočih storitvah.