Zagotavljanje splošnih informacij

Organi zainteresiranim uporabnikom zagotavljajo splošne informacije o načinu poslovanja pri odločanju o upravnih zadevah, izdajanju potrdil in izvajanju drugih upravnih nalog, pojasnila v zvezi z uresničevanjem pravic, obveznosti in pravnih koristi ter pojasnila v zvezi z drugimi upravnimi storitvami.

Splošne informacije so predvsem podatki o tem:

• kakšni so pogoji za pridobitev pravice,
• kje in po kakšnem postopku lahko stranka pridobi pravico,
• katere priloge je treba vlogi priložiti,
• kolikšna je višina upravne takse in morebitnih drugih plačil.

Podatki o poteku oziroma stanju konkretnega upravnega ali drugega postopka niso splošne informacije. Podatki o konkretnih primerih se pošljejo na podlagi pravil, določenih za tisto vrsto postopka.

Splošne informacije zagotavljajo javni uslužbenci organa, objavljene so na spletnih straneh organov, dostopne pa so tudi prek Enotnega kontaktnega centra državne uprave.

Obravnavanje pripomb in predlogov strank

Stranke lahko svoje predloge in pripombe glede kakovosti poslovanja organa s strankami podajo:

• pisno (v fizični ali elektronski obliki),
• ustno ali
• z zapisom v knjigo pripomb in pohval.

Organ mora pripombe obravnavati in nanje odgovoriti v 15 dneh (če sta na voljo osebno ime in naslov stranke, ki je podala pripombo). Če stranka z odgovorom ni zadovoljna, se lahko obrne na organ, ki izvaja nadzor nad organom, ki je podal odgovor. Tako stranke lahko podajajo pripombe, ki se nanašajo na upravno poslovanje organa, ne morejo pa tako uveljavljati morebitnega nestrinjanja z vodenjem posameznega upravnega postopka.

Odgovarjanje na prejete dopise

Organ odgovori na dopise pošiljateljev, če:

• je iz njih mogoče razbrati pričakovanje odgovora,
• se je pošiljatelj identificiral in sporočil naslov, kamor je mogoče poslati odgovor,
• dopis ni šikanozen in
• pošiljatelju na podobno vprašanje ni že odgovoril.

Organ mora odgovoriti v 15 dneh, ali če gre za zahtevnejšo zadevo, v tem roku poslati obvestilo, kdaj pošiljatelj lahko pričakuje odgovor. »Pravica do odgovora« se omejuje na poslovanje organa, zato pošiljatelj na tej podlagi ne more pričakovati, da bo organ odgovarjal na dopis, ki se nanaša na vodenje konkretnega upravnega ali drugega javnopravnega postopka, saj takrat komunikacijo med organom in stranko urejajo pravila tistega postopka. Odgovarjanje ni namenjeno pridobivanju pravnih mnenj, ki jih pošiljatelji potrebujejo v upravnih ali sodnih postopkih, prav tako ni namenjeno razreševanju strokovnih in drugih dilem, ki bi se uporabljalo v diplomskih in drugih nalogah.

Odgovor v anonimizirani obliki organ lahko objavi na svoji spletni strani. Če je na podobno vprašanje že pripravil odgovor in ga v anonimizirani obliki objavil na spletni strani, stranko lahko napoti na ta odgovor.

Sprejemanje vlog in obrazci

Stranke lahko svojo vlogo vložijo kadar koli v poslovnem času organa, ne samo v času uradnih ur. Uslužbenci vložnikom pomagajo tako, da jih opozarjajo na nepravilnosti in pomanjkljivosti, nudijo splošne informacije o upravni storitvi, na katero se nanaša vloga, in zagotavljajo predpisane obrazce vlog.

Obrazce vlog za upravne postopke iz svoje pristojnosti organ brezplačno zagotovi v sprejemnem prostoru, pri svetovalcu za pomoč strankam ali na spletni strani. 

Naročanje strank

Oseba, ki želi vložiti vlogo ali opraviti drugo storitev, lahko zahteva, da ji organ določi dan in uro za vložitev vloge oziroma izvedbo storitve.

Naročilo se lahko opravi neposredno pri organu, po telefonu ali po elektronski poti. Organ na spletni strani in v uradnih prostorih objavi postopek naročanja, telefonsko številko in elektronski naslov za naročanje oziroma naslov za spletno naročanje, če omogoča takšen način naročila.

Če oseba ob dogovorjenem času ne more priti k organu, naj ga o tem čimprej obvesti, da se določi nov termin, hkrati pa se prost termin dodeli drugi zainteresirani osebi.

Upravna overitev

Na upravni enoti, ne glede na stalno ali začasno prebivališče, se lahko overi lastnoročni podpis ali kopije listine. Obe overitvi sta enakovredni notarski overitvi podpisa ali kopije, vendar samo v upravnih postopkih. Zato upravna overitev ne more nadomestiti notarske overitve v sodnih postopkih.

Z overitvijo lastnoročnega podpisa upravna enota potrdi pristnost podpisa osebe, ki se je podpisala na dokument pred uradno osebo ali je podpis na listini priznala kot svoj.

Z overitvijo kopije se potrdi istovetnost kopije z izvirno listino. Upravna enota lahko overi kopijo v fizični ali elektronski obliki tako, da izvirno listino skenira, jo overi in pošlje na elektronski naslov (lahko tudi na Moji eUpravi), ki ga navede predlagatelj overitve.

Na spletni strani Ministrstva za pravosodje so navedene overitve javnih listin za uporabo v tujini.

Obveščanje o razlogih za nepravočasno izdajo odločbe

Stranka lahko zahteva pojasnilo, zakaj odločba ni bila izdana v zakonsko določenem roku. Organ mora nato stranko najpozneje v treh delovnih dneh od prejema zahtevka obvestiti o razlogu za zamudo pri izdaji odločbe.

Plačilo upravnih storitev

Če je za postopek oziroma upravno storitev predvideno plačilo upravne takse, mora organ zagotoviti možnost plačila v uradnih prostorih in ne sme zahtevati plačila na drugih plačilnih mestih (na primer na pošti).

Potrjevanje prejema dokumenta

Organ mora potrditi prejem dokumenta, če stranka tako zahteva. Za izdajo potrdila o prejemu dokumenta se upravna taksa ne plača.

Enotna oblika in vsebina dokumentov

Dokumenti organov državne uprave morajo biti opremljeni z:

• grbom Republike Slovenije,
• nazivom Republika Slovenija,
• nazivom organa,
• kontaktnimi podatki (sedež, telefon, uradni elektronski naslov, spletni naslov),
• številko in datumom izdaje dokumenta ter
• navedbo in podpisom uradne oziroma odgovorne osebe.

Pravila celostne grafične podobe Vlade Republike Slovenije in drugih organov državne uprave  določa uredba. 

Leta 2010 je bil pripravljen poseben priročnik celostne grafične podobe (pdf) in spletni priročnik (dosegljiv v HKOM omrežju). Naknadne spremembe in dopolnitve uredbe niso zajete v priročniku.

Uradne ure in poslovni čas

Z uporabniki in drugimi strankami organ posluje v uradnih prostorih v enotno določenih uradnih urah.

Ministrstva in organi v njihovi sestavi imajo uradne ure najmanj trikrat tedensko, praviloma:

• v ponedeljek, sredo in petek dopoldne, od 9. do 12. ure,
• v sredo popoldne, od 14. do 16. ure.

Inšpektorati in njihove izpostave imajo uradne ure vsak ponedeljek in sredo od 9. do 11. ure.

Upravne enote in območne enote organov imajo uradne ure v ponedeljek, torek, sredo in petek:

• v ponedeljek in torek od 8. do 15. ure,
• v sredo od 8. do 18. ure,
• v petek od 8. do 13. ure.

Uradne ure se v ponedeljek, torek in sredo izvajajo neprekinjeno, razen če z organizacijo dela ni mogoče vsem zagotoviti odmora za malico. V tem primeru od 12. do 13. ure ni uradnih ur.

Upravna enota Ljubljana in območne enote organov na njenem območju na delovnih mestih, na katerih se delo opravlja v izmenah in posluje s strankami, uradne ure izvajajo od ponedeljka do petka:

• v ponedeljek, torek in četrtek od 8. do 18. ure,
• v sredo od 8. do 19. ure,
• v petek od 8. do 14. ure.

Finančne pisarne Finančne uprave Republike Slovenije imajo uradne ure v ponedeljek in sredo:

• v ponedeljek od 8. do 15. ure,
• v sredo od 8. do 17. ure.

Uradne ure so objavljene ob vhodu v uradne prostore in na spletni strani.

Organ izvaja uradne ure tudi po telefonu, in to ves poslovni čas. Pri tem je treba upoštevati omejeno možnost telefonske komunikacije, ki se zaradi varovanja osebnih in drugih podatkov praviloma omejuje na nudenje splošnih informacij.

Uradne ure so glede na naravo nalog delovnega področja organa praviloma določene znotraj poslovnega časa. Poslovni čas se v vladnih službah, ministrstvih in organih v njihovi sestavi začne v ponedeljek, torek, sredo in četrtek ob 9. uri ter konča ob 15.30, v petek pa se začne ob 9. uri in konča ob 14.30. Na upravnih enotah, območnih enotah in izpostavah organov se poslovni čas začne v ponedeljek, torek in četrtek ob 8. uri in konča ob 15. uri, v sredo se začne ob 8. uri in konča ob 18. uri, v petek pa se začne ob 8. uri in konča ob 13. uri.

Uradne osebe

Pri poslovanju s strankami javni uslužbenci uporabljajo identifikacijsko priponko ali tablico z osebnim imenom in nazivom. Kadar je z drugimi predpisi določeno drugače, uporabljajo posebno službeno izkaznico (na primer inšpektor pri izvajanju inšpekcijskega nadzora).

Seznam uradnih oseb, pooblaščenih za vodenje upravnih postopkov in odločanje v upravnih zadevah, organ objavi na oglasni deski in svoji spletni strani.

Uradni prostori

Za zgradbe, v katerih poslujejo organi državne uprave, veljajo pravila enotne urejenosti in označevanja:

• stavba je označena s tablami, na katerih je grb Republike Slovenije, napis Republika Slovenija in naziv organa,
• na ali ob zgradbi je izobešena zastava Republike Slovenije,
• pri vhodu je objavljen razpored uradnih ur in uradnih ur po telefonu,
• v prostorih, namenjenih za obravnave, je nameščen grb ali zastava Republike Slovenije,
• v notranjosti stavbe so nameščene usmerjevalne table, na katerih so označene notranje organizacijske enote,
• na vratih prostorov so imena javnih uslužbencev,
• na vidnem in dostopnem mestu je nameščena oglasna deska v fizični ali elektronski obliki.

V zgradbo organov ni dovoljen vnos strelnega in drugega orožja, streliva ter eksplozivnih in drugih nevarnih snovi in predmetov, razen za namen izvajanja upravnih postopkov z orožjem ali v primerih oboroženih uradnih oseb ali izvajalcev zasebnega varovanja, če v organu opravljajo uradne naloge ali naloge varovanja.

V uradnih prostorih niso dovoljena slikovna, zvočna ali slikovno-zvočna snemanja, razen na novinarskih konferencah ali z dovoljenjem predstojnika.