Organiziranost projekta

Predstojnik projekta je direktor Arhiva Republike Slovenije.

Predstojnik projekta prestavlja najvišjo in dokončno avtoriteto na projektu. Pristojen je za:

• imenovanje vodje projekta, projektne skupine ter delovnih skupin,
• izpolnitev poslovnih ciljev projekta in formalni prevzem izdelkov projekta,
• zagotavljanje potrebnih finančnih sredstev v skladu s planom projekta,
• koordinacijo dela s predstavniki drugih državnih organov, ki so vpleteni v projekt,
• razreševanje problemov, ki presegajo pooblastila vodje projekta oziroma probleme, ki mu jih vodja projekta posreduje,
• odobritev mejnikov projekta (nadzornih točk),
• nadziranje napredovanja projekta z vidika stroškov, rokov in uporabe virov,
• podpisovanje pogodb z morebitnimi zunanjimi izvajalci in njihovo izplačilo,
• zagotovitev potrebnega sodelovanja sodelavcev na projektu.

Vodja projekta je vodja Sektorja za e-arhive in računalniško podporo (SEARP) v Arhivu Republike Slovenije.

Naloge vodje projekta so:

• doseganje postavljenih ciljev projekta,
• priprava in usklajevanje načrta projekta,
• operativno vodenje in delegiranje nalog projektni skupini,
• doseganje postavljenih rokov,
• obvladovanje stroškov,
• doseganje zahtevane kakovosti,
• obvladovanje sprememb, ki se nanašajo na celoten projekt,
• analiza tveganj projekta in načrtovanje primernih ukrepov za njihovo zmanjšanje,
• redno poročanje predstojniku projekta o napredku projekta.

Člani projektne skupine, ki skupaj z izvajalci tvorijo tudi delovne skupine, so predstavniki Arhiva Republike Slovenije, v manjšem delu tudi predstavniki regionalnih arhivov.

Naloge članov projektne skupine in članov delovnih skupin so:

• izvajanje dodeljenih nalog v skladu s podanimi mejniki, obsegom dela in opredeljeno kakovostjo,
• podajanje mnenj vodji projekta glede strokovne ustreznosti uvedenih procesov in rešitev v projektu glede na svoje področje ekspertize,
• poročanje vodji projekta v skladu z metodologijo vodenja projektov.

Projektna pisarna je izbrana na podlagi javnega naročila. Nudi podporo vodji projekta in projektni skupini.

Njene naloge so pomoč:

• vsem ravnem vodstva projekta pri izvajanju njihovih nalog;
• pri pripravi poročil in ukrepov v zvezi z izvajanjem pogodb;
• pri spremljanju financ projekta;
• pri pripravljanju poročil za višje ravni;
• pri promoviranju rezultatov projekta;
• pri izvedbi javnih razpisov.