CAF EPI

V procesu zunanje povratne informacije – CAF EPI organizacije pridobijo povratno informacijo s strani zunanjih ocenjevalcev o treh glavnih vprašanjih:

• proces samoocenjevanja,
• načrtovanje izboljšav in
• stopnja zrelosti v povezavi z uporabo osmih načel odličnosti.

Bistvo postopka je torej povratna informacija, ki jo podajo strokovnjaki (zunanji ocenjevalci), ki ne ocenjujejo dejanskih rezultatov procesa samoocenjevanja in ukrepov izboljšav, ampak ugotavljajo, ali je bilo to ustrezno načrtovano in izvedeno.

Torej gre zgolj za preverjanje skladnosti izvajanja posameznih faz v izvedenih procesih samoocen v organizacijah (postopkovno). Zunanji ocenjevalci uporabnike CAF spodbujajo k prizadevanjem za nadaljnji razvoj kakovosti z vseh vidikov ter dajejo pripombe in predloge, kako ravnati v prihodnje. Ob koncu postopka ocenjevanja se ocenjevalci poenotijo o tem, ali je organizacija učinkovito in uspešno uporabljala CAF in ali si zasluži priznanje za uspešno uporabo modela CAF za naslednji dve leti.

Faze postopka CAF EPI

1. faza: Prijava

Organizacija, ki je zainteresirana za sodelovanje v projektu, Ministrstvu za javno upravo pošlje prijavnico z vsemi potrebnimi podatki. Ko Komisija za odločanje v postopkih uvajanja in spremljanja uporabnikov modela CAF in CAF EPI (Komisija CAF) izbere prijavitelje, izbrane organizacije Ministrstvu za javno upravo predložijo ustrezno dokumentacijo.

2. faza: Zagotavljanje povratne informacije (ocenjevanje)

V drugi fazi postopka se vključijo zunanji ocenjevalci CAF EPI, ki jih izbere Komisija CAF in so ustrezno dodeljeni v ocenjevalne skupine. Ministrstvo za javno upravo ocenjevalcem pošlje dokumentacijo, na podlagi katere ocenijo stanje, najprej individualno, nato z usklajevanjem v skupini. Trditve preverijo med obiski pri prijaviteljih.  Ocenjevanje torej temelji na dokumentaciji prijaviteljev (samoocenitveno poročilo, načrt izboljšav in drugi ustrezni dokumenti) ter na podlagi dokazov, zbranih na razgovorih z različnimi skupinami v delovnem okolju prijavitelja.

Z zunanjim ocenjevanjem preverjamo način samoocenjevanja in priprave načrta izboljšav ter, ali so se s samoocenjevanjem spremenile temeljne vrednote glede razvijanja kakovosti v organizaciji.

Rezultat ocenjevanja je izdelano končno poročilo zunanjih ocenjevalcev, ki ga prejmejo prijavitelji. Po zaključenem postopku ocenjevanja in potrditvi rezultatov, ocenjevalna skupina ponovno obišče prijavitelja, da obrazloži končno poročilo (pri tem pa nikakor ne gre za spreminjanje njegove vsebine – niti v besedilu, niti v oceni).

3. faza: Končni sklep in podelitev priznanj »Uspešen uporabnik CAF«

Na podlagi rezultatov ocenjevanja prejemnike priznanj Uspešen uporabnik CAF potrdi Komisija CAF. Priznanja so podeljena na posebni slovesnosti in so veljavna dve leti. Prejemniki priznanj so vpisani tudi v evidenco Uspešnih CAF uporabnikov pri EIPA.

Zunanji ocenjevalci CAF EPI

Zunanji ocenjevalci postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije imajo ključno vlogo. Uporabnike CAF spodbujajo k prizadevanjem za nadaljnji razvoj kakovosti z vseh vidikov, ocenjujejo uporabo CAF in njegov vpliv na organizacijo ter zagotavljajo organizacijam koristne povratne informacije. Ob koncu postopka podajo oceno o tem, ali je organizacija učinkovito in uspešno uporabljala CAF in predlagajo, da organizacija prejme priznanje Uspešen uporabnik CAF za naslednji dve leti.

Kompetence zunanjih ocenjevalcev:

• razumevanje modela CAF in njegovih notranjih povezav,
• praktične izkušnje s CAF in/ali drugimi modeli celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) za samoocenjevanje in  izboljševanje kakovosti,
• razumevanje temeljnih načel celovitega obvladovanja kakovosti in vrednot,
• nazorno prikazovanje razumevanja različnih organizacij javnega sektorja in njihovih spreminjajočih se zahtev in potreb.
• širjenje dobrih načinov dela z ljudmi in uspešnega sporazumevanja,
• zmožnost dela v skupini. 

Pogoj za sodelovanje v vlogi zunanjega ocenjevalca v postopkih CAF EPI je opravljeno usposabljanje za zunanje ocenjevalce in udeležba na letnem strokovnem posvetu.

Pilotna projekta CAF EPI

Za pridobitev ustreznih izkušenj in znanja pri vzpostavitvi sistema zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI v Sloveniji smo na Ministrstvu za javno upravo v letih 2017 in 2018 izvedli dva pilotna projekta. Skupno je sodelovalo 20 organov–prijaviteljev (upravnih enot) in 35 zunanjih ocenjevalcev (javnih uslužbencev).

Bogatejši z izkušnjami iz dveh pilotnih projektov smo v letu 2019 povabili organe k prijavi v prvi redni postopek CAF EPI 2019.