Cilji projekta

V državni upravi bo skladno s sodobnimi smernicami poslovanja, ki temeljijo na odločanju na podlagi podatkov, uvedena podatkovna analitika kot nov način delovanja za vse ravni odločanja. Vzpostavitev poslovne analitike omogoča olajšan pregled nad podatki, poslovnimi procesi in delom organov in tako mogoča učinkovitejše okrepljeno odločanje na podlagi podatkov za dvig učinkovitosti delovanja. Cilj je z analitičnimi orodji priti hitreje, lažje, bolj racionalno in objektivno do informacij, ki jih državni organi potrebujejo pri vsakodnevnem odločanju.

Horizontalna platforma za organe državne uprave   

Na področju podatkovne analitike so v upravi še neizkoriščeni potenciali digitalnega načina poslovanja, zato se je vodstvo Ministrstva za digitalno preobrazbo (prej Ministrstvo za javno upravo) odločilo za izvedbo projekta vzpostavitve sistema podatkovnega skladišča in poslovne analitike »Skrinja« kot horizontalne storitve za organe državne uprave na Državni informacijski infrastrukturi. S tem se v organe vpeljuje analitična organizacijska kultura kot vir zaupanja vrednih sumarnih podatkov, potrebnih za proces odločanja. Gre za način predpripravljenih poslovnih kazalnikov (nadzornih plošč, predpripravljenih poročil), ki dnevno odražajo stanje podatkov za vse skupine uporabnikov od odločevalcev, do naprednih analitikov in končnih uporabnikov. S tem se racionalizira poslovanje in zaposlenim omogoča, da se ukvarjajo z dejanskimi analizami podatkov in ne z njihovo pripravo. S tem pa se prvenstveno želi izboljšati in optimalno organizirati sistem upravljanja s podatki, sistem poročanja in proces odločanja.

Partnersko sodelovanje ministrstva z drugimi organi

Z izgradnjo sistema poslovne analitike bo v državni upravi postopoma potrebno zgraditi tudi zaupanje v prikazane podatke, pri čemer bodo imeli odločilno vlogo lastniki vira podatkov. Pri tem izziv predstavlja vzpostavitev procesa partnerskega sodelovanja med Ministrstvom za digitalno preobrazbo kot ponudnikom storitve (in infrastrukture) ter upravljalci podatkovnih virov skupaj s specifičnimi uporabniškimi zahtevami, analitičnimi poizvedbami in vsebinsko interpretacijo posameznih podatkov.

Ministrstvo za digitalno preobrazbo ima pri obdelavi osebnih podatkov v projektu različne vloge. Primarno nastopa v vlogi ponudnika storitve (in infrastrukture), v okviru katere prevzema podatke drugih organov v skladu s pooblastili teh organov, pri čemer skrb za obdelavo osebnih podatkov v skladu z veljavno zakonodajo ostane na strani teh organov.

Sistem poslovne inteligence Skrinja v uporabi

Skrinja kot skupna platforma za razvoj podatkovnega skladišča in sistema poslovne inteligence v državni upravi, je bila razvita in predana v produkcijsko delovanje 26. avgusta 2020. S tem dnem je poslovno inteligenčni sistem Skrinja začel delovati in podpirati odločanje na podlagi podatkov.

Sistem omogoča hitrejšo obdelavo in uporabo podatkov, vizualizacijo in povezovanje baz podatkov za učinkovitejše odločanje. V javni upravi so podatki shranjeni v več podatkovnih zbirkah, katere je potrebno za uporabo na sistemu poslovne inteligence ustrezno pripraviti glede na potrebe ključnih skrbnikov teh sistemov. Zanje izgradimo podatkovno skladišče. Na tako pripravljenih podatkih pa uporabimo analitska orodja. Vsakemu viru pripada ločeno področno podatkovno skladišče, ki si z drugimi skladišči ne izmenjuje podatkov. S psevdonimizacijo osebnih podatkov pri viru in s pripravo ocen tveganj zagotavljamo skladnost z GDPR direktivo. Tako uporabniki vpogledujejo samo v poročila s podatki iz svojega vira.

Sistem Skrinja omogoča pripravo različnih poročil (standardizirana poročila in vizualizacije, »ad hoc« interaktivna poročila), dinamično raziskovanje podatkov, opazovanje gibanja podatkov v različnih vizualizacijah, oblikovanje različnih scenarijev (če – potem) in preprosto uporabo napovedne analitike. Z njeno pomočjo odkrivamo nove vzorce in pridobivamo znanje v podatkih, simuliramo kompleksnejše probleme in scenarije ter boljše načrtujemo aktivnosti in porabo virov.

V sistem Skrinja smo do zaključka projekta, ki je bil financiran iz EKP sredstev  – do 30. 11. 2023 priključili naslednje podatkovne vire:

1. podatkovni vir ISPAP: Plače v javnem sektorju - ISPAP, katerega upravljalec je Direktorat za javni sektor Ministrstva za javno upravo in je v uporabi od avgusta 2020,
2. podatkovni vir šifranti: Skupne dimenzije, ki so namenjene uporabi s strani več področnih podatkovnih skladišč so v uporabi od avgusta 2020,
3. podatkovni vir PJN-DJN: Oddana javna naročila v Republiki Sloveniji, katerega upravljalec je Direktorat za javno naročanje Ministrstva za javno upravo je v uporabi od aprila 2021,
4. podatkovni vir UPP: Upravni postopki, katerega upravljalec je Služba za upravne enote Ministrstva za javno upravo in je v uporabi od decembra 2023.

Razvita je tudi mobilna Skrinja ter spletni vpogled v podatke Oddanih javnih naročil v Republiki Sloveniji.

Skupne dimenzije so poseben podatkovni vir, ki vsebujejo javno dostopne in splošno veljavne šifrante in so namenjene uporabi s strani več področnih podatkovnih skladišč (različnim vsebinskim področjem in s tem različnim državnim službam) ter ne vsebujejo osebnih podatkov. Skupne dimenzije imajo organizirano imajo svoje lastno področno podatkovno skladišče in svoj lastni analitični model (črpanje in uporaba skupnih dimenzij poteka preko analitičnega modela). V Skrinji so na voljo naslednje skupne dimenzije: Delovno mesto, Plačni razred, Stopnja nominalne osnove, Zaposleni v javnem sektorju, Kategorija izplačila, Vir sredstev, Napotitev, Država, Čas, Mesečna delovna obveznost po koledarju, Poslovni register Slovenije, Register proračunskih uporabnikov, Menjalni tečaji za tuje valute.

Nadaljnja širitev nabora podatkovnih virov v sistemu

V sistem poslovne inteligence Skrinja postopoma priklapljamo nove podatkovne viri s podatki, ki so pomembni za pridobivanje ključnih informacij za učinkovito vodenje države. Tako v letu  2023 nadaljujemo s priklopom podatkov Centralne kadrovske evidence državnih organov. , v prihodnjih letih pa bomo v sistem priklopili dodatne podatkovne vire v sodelovanju z različnimidržavnimi organi, ki so izkazali zanimanje po uporabi podatkovne analitike pri rednem delu.

Usposabljanja

S ciljem dviga digitalnih veščin in podatkovne pismenosti smo na Upravni akademiji oblikovali izobraževalni program za javne uslužbence, različnih vsebin in zahtevnosti za različne ciljne skupine: odločevalce, analitike in IT strokovnjake. Aktualna usposabljanja s področja upravljanja podatkov najdete na spletni strani Upravne akademije, za več informacij pa nam lahko pišete na elektronski naslov skrinja@gov.si.

Upravljanje sistema Skrinja

Upravljalec sistema Skrinja je skupina Ministrstva za digitalno preobrazbo, ki uporabnikom nudi celovito storitev s skupno tehnološko metodologijo, platformo in podporo uporabnikom.

Nadaljnji razvoj sistema Skrinja lahko spremljate na Portalu NIO: SKRINJA - Poslovna inteligenca v državni upravi (BI) | Izdelki | Portal NIO (gov.si)

Za dodatne informacije v zvezi s sistemom Skrinja se obrnite na e-naslov: skrinja@gov.si

Z vzpostavitvijo sistema poslovne analitike in inteligence omogočamo, da podatki postanejo informacije.