Uporaba arhivskega gradiva

Uporaba javnega arhivskega gradiva je opredeljena v slovenski arhivski zakonodaji. Javno arhivsko gradivo je v arhivski čitalnici brezplačno dostopno vsakomur na podlagi njegove zahteve. Postopki in delo v čitalnici arhiva se izvajajo v skladu s čitalniškim redom arhiva.

Naročanje arhivskega gradiva

Uporabnik lahko naroči arhivsko gradivo osebno v sobi za informacije v Čitalnici Arhiva Republike Slovenije, pisno v obliki vloge - z uporabo naročilnice arhivskega gradiva na naslov Arhiva Republike Slovenije, po telefonu (01/241 42 38), po elektronski pošti (ars.citalnica@gov.si) ali z uporabo informacijske rešitve Virtualna arhivska čitalnica (VAČ). Gradivo, naročeno do 13. ure, dobi naslednji delovni dan ob 8. uri. Če je naročeno arhivsko gradivo v dislociranih skladiščih, ga dobi uporabnik najkasneje v petih delovnih dneh.

Če je naročilo nepopolno ali nerazumljivo, mora pristojni uslužbenec arhiva v roku treh delovnih dni zahtevati, da se pomanjkljivosti odpravijo in naročilo arhivskega gradiva dopolni.

Če uporabnik ne začne uporabljati naročenega gradiva v napovedanem času in ne obvesti arhiva o spremembi, se gradivo po tednu dni vrne v skladišče. Uporabnik ga mora ponovno naročiti.

Uporabnik lahko naroči največ pet tehničnih enot arhivskega gradiva. Novo arhivsko gradivo lahko praviloma naroči šele po pregledu in vračilu naročenega arhivskega gradiva, in sicer lahko naroča tako, da ima vedno naročenih največ pet enot arhivskega gradiva. Uporabnik sme naenkrat uporabljati le eno tehnično enoto in eno pomagalo. Za tehnične enote štejejo: arhivska škatla, fascikel, knjiga, mapa, posamezna listina, načrt, mikrofilmski kolut, mikrofilmski žepek, avdio in video kaseta,... Za gradivo v izvorno digitalni obliki ali digitalizirano gradivo se smiselno uporabljajo pravila, ki veljajo za gradivo v klasični obliki.

Med gradivo iz prejšnjega odstavka ne štejejo prvotna pomagala (indeksi, delovodniki, kartotečna kazala ipd.) in digitalizirano gradivo, ki je dostopno v elektronski zbirki podatkov arhiva.

Naročanje in uporaba filmskega arhivskega gradiva

Filmsko arhivsko gradivo predstavlja posebno vrsto arhivske kulturne dediščine. Uporablja se s pregledom na montažni mizi ali z video pregledom v arhivu, s projekcijami v kinodvoranah in s presnemavanjem na filmski trak ali na elektronske oziroma optične nosilce.

Pri uporabi filmskega arhivskega gradiva se mora zaradi specifičnosti upoštevati še določila Zakona o avtorski in sorodnih pravicah. V primerih, ko avtorske in sorodne pravice še niso potekle, kar velja za večino filmskega arhivskega gradiva, se uporabnik zaveže, da ob reproduciranju uredi pravna razmerja z avtorji, kot so na primer: producent, glavni režiser, pisec scenarija, glavni snemalec ali drugi imetniki pravic, in se obveže, da bo spoštoval tudi moralne avtorske pravice.

Arhiv za uporabo filmskega arhivskega gradiva zaračunava obrabnino.

Dostopnost arhivskega gradiva in omejitve uporabe

Arhivsko gradivo je lahko nedostopno iz materialnih razlogov, zaradi neurejenosti, ali ker je v strokovni obdelavi. Nedostopno je lahko, če je poškodovano, v slabem materialnem stanju, ali če obstaja nevarnost, da bi se ob uporabi dodatno poškodovalo.

Poleg materialnih razlogov za nedostopnost arhivskega gradiva, je le-to lahko nedostopno tudi zaradi svoje vsebine. Roke nedostopnosti opredeljuje 65. člen arhivskega zakona. Roki nedostopnosti so določeni v primerih, ko arhivsko gradivo vsebuje tajne podatke, davčne skrivnosti ali občutljive osebne podatke.

Če naročeno arhivsko gradivo vsebuje nedostopne podatke po 65. členu arhivskega zakona in ga je potrebno pregledati ter pripraviti anonimizirane kopije arhivskega gradiva, mora arhiv najkasneje v desetih delovnih dneh po sprejemu naročila uporabnika obvestiti, kdaj in v kakšni obliki bo to dostopno. V času, ko čaka na anonimizacijo arhivskega gradiva, lahko naroča gradivo, ki ga ni treba anonimizirati.

Kadar arhivsko gradivo vsebuje tajne podatke (po zakonu, ki ureja varstvo tajnih podatkov) ali davčne skrivnosti, postane to gradivo dostopno za uporabo praviloma šele 40 let po nastanku. Razkritje tovrstnih informacij nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice, bodisi za varnost države in drugih oseb, ali za njihove pravne interese.

Javno arhivsko gradivo lahko vsebuje tudi tako imenovane občutljive osebne podatke. Ti se lahko nanašajo na:

• zdravstveno stanje,
• spolno življenje,
• žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke,
• storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, 
• versko prepričanje in
• etnično pripadnost.

Navedeni podatki postanejo dostopni za javno uporabo praviloma 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se nanašajo, če je datum smrti znan, oziroma če ni z drugimi predpisi določeno drugače. Javno arhivsko gradivo, ki je nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, je dostopno brez omejitev, arhiv pa je dolžan prekriti (anonimizirati) zgoraj navedene osebne podatke na način, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen.

Omejitve dostopnosti arhivskega gradiva z osebnimi podatki ne veljajo za posameznike, na katere se podatki nanašajo, kakor tudi ne za njihove pooblaščence, za zakonite zastopnike in dediče, za državne organe, parlamentarne preiskovalne komisije, organe samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilce javnih pooblastil, ki dokumente potrebujejo za svoje delo oziroma jih osebe potrebujejo za uveljavitev svoji pravic.

O morebitnih izjemah odloči direktor arhiva na podlagi pisne prošnje uporabnika, ali arhivska komisija v upravnem postopku.

Roke nedostopnosti je možno tako skrajšati kot podaljšati. Skrajšajo se lahko, kadar javni ali znanstveni interesi prevladujejo nad interesi posameznika, na katere se nanašajo. O teh primerih v upravnem postopku določa arhivska komisija na podlagi vloge uporabnika. Hkrati pa se lahko roki nedostopnosti, na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma podaljšajo, vendar ne za več kot 10 let.

Posebna določila veljajo za zasebno arhivsko gradivo. Slednje se v arhivih uporablja v skladu z zakonodajo ter pogodbo o izročitvi in prevzemu, na podlagi katere je arhiv prevzel zasebno arhivsko gradivo v hrambo. V izročitvenih zapisnikih oziroma v pogodbah o izročitvi arhiv in lastnik zasebnega arhivskega gradiva določita vrste in roke nedostopnosti ter pravila uporabe.

V primeru, da je zasebno arhivsko gradivo dostopno pod določenimi pogoji, ki jih je določil izročitelj, mora uporabnik od izročitelja sam priskrbeti dovoljenje za uporabo in urediti morebitne avtorske obveznosti (moralne in materialne avtorske pravice).

Delo v čitalnici arhiva, sobi za informacije in uporaba knjižnice, pripomočkov

Obiskovalci čitalnice ali sobe za informacije se z osebnim dokumentom identificirajo pri varnostniku arhiva, kjer morajo v njim namenjene omare v pritličju ali drugem nadstropju odložiti torbe in osebno prtljago.

V sobi za informacije imajo uporabniki na razpolago arhivske vodnike, inventarje, popise in druge pripomočke za uporabo gradiva (delovodnike, kazala, kartoteke, računalniške podatkovne zbirke itd.). V njej naročajo arhivsko gradivo, prevzemajo naročene reprodukcije arhivskega gradiva in pridobivajo informacije o uporabi arhivskega gradiva.

Uporabniki gradiva lahko uporabljajo tudi interno knjižnico arhiva.

Arhivsko gradivo lahko uporabljajo izključno v čitalnici arhiva. Na delovni mizi v čitalnici imajo lahko poleg arhivskega gradiva le tiste pripomočke, ki jih nujno potrebujejo pri uporabi (papir, pisalo, računalnik). Za vse druge pripomočke pri uporabi gradiva je potrebno dobiti dovoljenje.

Na delovni mizi ne sme imeti radirk, kemičnih svinčnikov, flomastrov, nalivnih peres in korekturnih pripomočkov.

Če so z namenom, da bi zaščitili originale, izdelane reprodukcije arhivskega gradiva, se dajejo v uporabo praviloma le reprodukcije: digitalizirani posnetki, fotokopije, mikrofilmski posnetki, fotografije, diapozitivi …

Arhiv lahko začasno omeji uporabo neurejenega ali poškodovanega gradiva, vendar mora uporabnika obvestiti, kdaj bo dostopno.

Uporabnik mora arhivsko gradivo uporabljati tako, da se ohrani njegova urejenost in da se gradivo ne poškoduje. Upoštevati mora navodila pristojnih delavcev v čitalnicah, sicer se mu uporaba prepove.

Če pride po krivdi uporabnika do poškodbe arhivskega gradiva, je ta dolžan arhivu povrniti stroške restavracije oziroma konservacije, tudi če je bila poškodba nenamerna. 

Uporabniki morajo pri objavah, razstavah ali reprodukcijah arhivskega gradiva citirati uporabljeno gradivo z navedbo imena ali kratice arhiva (AS), imena ali signature arhivskega fonda oziroma zbirke ter navedbo številke tehnične ali arhivske enote, iz katere je arhivsko gradivo.

Uporabniki, ki so na podlagi arhivskega gradiva iz arhiva objavili publikacijo ali članek, so dolžni arhivu izročiti vsaj en izvod publikacije ali separata članka.