Certifikacija strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev in vpis v register

Certifikacija opreme oziroma storitev pri arhivu pravnim osebam omogoča poslovanje z javnim sektorjem, hkrati pa njihovim uporabnikom zmanjšuje tveganja pri uporabi opreme in storitev.

Zahtevo za certifikacijo lahko vložijo le osebe, ki so že vpisane v register ponudnikov opreme in storitev za tisto opremo oz. storitve, ki so predmet certifikacije. 

Vpis v register ponudnikov opreme in storitev za elektronsko hrambo

Arhiv Republike Slovenije vpis v register certificirane strojne in programske opreme ter storitev opravi po uspešno zaključenem postopku certificiranja strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev, ki se sproži na zahtevo vložnika.

Certifikacija nove opreme ali storitev

Vlagatelj mora oddati:

• izpolnjen obrazec za zahtevo za certifikacijo strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev vložen osebno, po pošti, e-pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije;
• samoocenitev;
• pripadajočo dokumentacijo in morebitna dokazila, na katere se sklicujejo sklici v samoocenitvi.

Samoocenitve in pripadajoče dokumentacije z morebitnimi dokazili zaradi tehničnih omejitev aplikacije trenutno ni mogoče oddati preko spletne aplikacije.

Arhiv z vlagateljem sklene pogodbo o izvajanju certifikacije. Nato v skladu s splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije preveri izpolnjevanje zahtev, določenih s predpisi s področja arhivske dejavnosti in upoštevanje pravil stroke.

V primeru izpolnjevanja vseh pogojev arhiv vlagatelju podeli certifikat ter ustrezno dopolni register certificirane strojne in programske opreme in storitev. Certifikat se za strojno opremo podeli TRAJNO, za programsko opremo in storitve zajema in hrambo ter spremljevalne storitve pa za eno (1) leto z možnostjo podaljšanja.

V primeru neskladnosti, ugotovljenih med postopkom certificiranja, se lahko vlagatelj in arhiv dogovorita za odpravo nepravilnosti in ponoven pregled. V tem primeru skleneta aneks k pogodbi in nato se  opravi skrajšan pregled.

V primeru večjih neskladnosti arhiv ne podeli certifikacije in izda negativni sklep.

Podaljšanje certifikacije

Postopek podaljšanja certifikata je podoben postopku prve certifikacije. Ker gre za podaljšanje, je celoten postopek krajši in posledično so nižji tudi stroški postopka.

Zaradi tehničnih omejitev ponudnik trenutno ne more oddati zahtevka za podaljšanje preko spletne aplikacije. Zahtevek za podaljšanje certifikacije lahko odda osebno, po pošti ali e-pošti.

Posebnosti pri podaljšanju certifikata za programsko opremo

Vlagatelj mora v primeru podaljšanja certifikacije programske opreme samoocenitvi po ETZ 2.1 III. del priložiti tudi seznam z opisom vseh izvedenih sprememb programske opreme od časa podelitve prejšnje certifikacije. To velja tako za primer, ko se podaljšuje že certificirana verzija produkta, kot za primer nove verzije. Če vlagatelj podaljšuje certifikacijo z novo verzijo programske opreme, jo lahko hkrati podaljša tudi za že certificirane predhodne verzije.

S strani arhiva določeni preizkušeni revizor informacijskih sistemov izvede kontrolni revizijski pregled,  v katerem na lokaciji vlagatelja pregleda programsko opremo. Preveri tudi odziv na priporočila ob predhodni certifikaciji oz. neskladja, ki sicer niso bila razlog za ne podelitev predhodne certifikacije. V primeru revizorjeve ugotovitve, da spremembe niso takšne, da bi bistveno vplivale na načela varne hrambe e-gradiva, se postopek zaključi in certifikacija se podaljša. Če pa revizor v revizijskem poročilu ugotovi, da so bile v programski opremi izvedene spremembe, ki bi lahko vplivale na varstvo e-gradiva in ki zahtevajo obsežnejši pregled, arhiv ponovno oceni obseg celotnega postopka ter ustrezno pozove vlagatelja.

Pristojni organi:

• za certifikacijo in vpis v register: Arhiv Republike Slovenije
• za certifikacijski nadzor: Arhiv Republike Slovenije

Upravne takse in drugi stroški postopkov

Na podlagi vlagateljevega podpisa pogodbe mu arhiv izda račun v višini polovice celotne vrednosti postopka certifikacije, račun za drugo polovico pa po zaključenem revizijskem pregledu pred izdajo sklepa. Vrednost postopka sestavljata nadomestilo in stroški postopka.

Nadomestilo za certifikacijo: je strošek arhiva za vodenje postopka certifikacije in je različno glede na vrsto opreme oziroma storitev, in sicer za certifikacijo:

• posamezne serije ali modela strojne opreme znaša 200 €;
• posameznega funkcionalnega tipa programske opreme  200 € (funkcionalni tipi programske opreme so opredeljeni v 106. členu PETZ);
• dodatne funkcionalnost programske opreme  80 € (Dodatne funkcionalnosti so opredeljene v 106. členu PETZ in jih ni mogoče certificirati samostojno temveč samo v kombinaciji z funkcionalnimi tipi);
• storitev za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (e-hrambo) 1.000 €;
• spremljevalne storitve (taksativno so naštete v 2. členu ZVDAGA) 300 €.

V primeru večjega števila istovrstnih zahtev za certifikacijo s strani vlagatelja zahtevka lahko arhiv zmanjša višino posameznih nadomestil, vendar za največ 50 odstotkov.

Nadomestilo za podaljšanje certifikacije, ki v vmesnem času ni prenehala veljati, znaša:

• podaljšanje certifikacije programske opreme: četrtina nadomestila za prvo certifikacijo,
• podaljšanje certifikacije storitev zajema in e-hrambe oz. spremljevalne storitve (taksativno so naštete v 2. členu ZVDAGA): polovica nadomestila za prvo certifikacijo.

Stroški postopka: so stroški, ki nastanejo arhivu ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu (npr. revizorju) med postopkom ali zaradi postopka certifikacije (potni stroški uradnih oz. pooblaščenih oseb, izdatki za priče, izvedence, revizorje, tolmače, ogled, pravno zastopanje ipd.), in gre v breme vlagatelja zahtevka.

Strošek postopka se izračuna pri vsakem postopku certifikacije posebej in opredeli v pogodbi, ki se za namen certifikacijskega postopka sklene med arhivom in vlagateljem zahtevka za certifikacijo opreme oz. storitev. Na te stroške vplivata vrsta in zahtevnost postopka.

Kadar je vlagatelj zahtevka javnopravna oseba po ZVDAGA, se za namen certifikacijskega postopka sklene med njim in arhivom sporazum za certifikacijo opreme oz. storitev.

Obseg in način izvajanja certifikacije se opredeli s posamezno pogodbo na podlagi ponudbe izbranega revizorja za posamezno presojo. Revizorjev strošek na človek-uro je določen v krovni pogodbi med revizorjem in arhivom. Količina potrebnih ur za posamezno presojo se ugotavlja na način, kot je opisano v Splošnih pogojih za izvajanje certifikacije opreme in storitev skladno z ZVDAGA (poglavje 5.3). Pri tem se šteje, da je človek-dan enak 7 človek-ur. Osnova za izračun so ocenjene vrednosti, te pa se lahko prilagajajo v odvisnosti od kompleksnosti posameznih presoj ali združevanja presoj. Zaradi ogledov na lokaciji se upošteva tudi kilometrina