Potrjevanje notranjih pravil in vzorčnih notranjih pravil

Notranja pravila (NP) za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve vpeljuje Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v prvi vrsti z namenom zaščite javnega arhivskega gradiva v digitalni obliki. Ostalim organizacijam, ki svoje dokumentarno gradivo hranijo v digitalni obliki, pa predstavljajo še en način za izboljšavo poslovanja.

NP so interni pravni akt organizacije, ki ureja in v obliki pravil oziroma navodil določa izvajanje zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter z njima povezane aktivnosti (spremljevalne storitve). Opredeljujejo postopke dela in odgovornosti, povezane z njihovim izvajanjem, urejajo informacijsko varnost in infrastrukturo. NP običajno sestavlja več aktov, ob krovnem dokumentu NP še drugi interni akti (npr. varnostna politika, klasifikacijski načrt), ki skupaj tvorijo celoto.

Vzorčna notranja pravila

Oseba lahko NP iz 18. člena ZVDAGA pripravi tudi tako, da privzame vnaprej pripravljena vzorčna notranja pravila (VNP), ki so jih pripravile druge istovrstne osebe za svojo uporabo ali za širšo uporabo (npr. panožna združenja), kot svoja. Če v celoti in brez kakršnihkoli sprememb ali dopolnitev privzame od arhiva potrjena VNP, se šteje, da so tako privzeta NP osebe od arhiva že potrjena.

Vsebina notrajih pravil in vzorčnih notrajih pravil

Vsebina (V)NP) je okvirno opredeljena z 8. členom Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG). Podrobna opredelitev vsebine (V)NP glede na njihov namen in področje urejanja, je sestavni del pravilnika, ki ureja enotne tehnološke zahteve (P-ETZ).

VNP morajo biti sestavljena tako, da jih je mogoče s strani drugih prevzeti v celoti in nedvoumno glede vseh dejavnosti, katerih izvajanje načrtujejo. Poleg vsebine morajo vključevati še navodilo za prevzem, ki vsebuje najmanj:

• opis postopka izvedbe predhodne priprave,
• opis postopka prevzema VNP,
• določitve dovoljenega obsega prilagoditve določb ali delov določb, ki se nanašajo na status, notranjo organizacijo ali druge notranje lastnosti osebe, ki prevzema VNP (personalizacija).

Osebe, ki bodo prevzele VNP kot svoja lastna NP, morajo o tem obvestiti Arhiv RS ter sporočiti svoje naslednje podatke:

• naziv,
• sedež oziroma naslov,
• matično številko,
• poštni naslov,
• elektronski naslov,
• ime lastnika VNP,
• številko in datum odločbe potrditve VNP.

Način prevzema VNP natančneje opredeljuje P-ETZ.

Kdo mora sprejeti notranja pravila:

• javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, in ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev.
• druge osebe sprejmejo NP po lastni presoji oziroma, če to zahteva drug zakon.

Kdo mora potrditi notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije:

• javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, razen organov državne uprave;
• ponudnik storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ter ponudnik spremljevalnih storitev glede zajema ali hrambe gradiva v digitalni obliki, ki izvaja storitve za javnopravne osebe in
• druge osebe pa le, če želijo uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva v skladu z določbami 31. člena ZVDAGA.

Zahteva za potrditev notranjih pravil ali vzorčnih notranjih pravil

Zahteva za potrditev NP ali VNP se vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu osebno, po pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije.

Postopek potrjevanja NP podrobneje določa 9. člen UVDAG.

Arhiv ne bo preverjal skladnosti NP v tistem delu, za katerega je osebi pristojni organ ali neodvisna organizacija že izdala potrdilo o skladnosti, ki je opredeljeno v P-ETZ.

K zahtevku je treba priložiti tudi NP v elektronski obliki, primerni za dolgoročno hrambo. Obvezne priloge k izpolnjeni zahtevi za potrditev NP in VNP so:

• poročilo o izvedeni predhodni pripravi;
• krovni dokument NP oziroma VNP, seznam dokumentov, ki sestavljajo NP oziroma VNP, vsak dokument mora imeti oznako različice in datum;
• dokumenti, ki sestavljajo NP oziroma VNP;
• samoocenitev: pripravimo jo tako, da pri vsaki zahtevi izpolnimo polje »Sklic« z navedbo natančnega mesta (člena/odstavka/poglavja) v NP.

Če arhiv ugotovi, da so predložena (V)NP v skladu z ZVDAGA, UVDAG in P-ETZ, jih potrdi in vpiše v register potrjenih NP oziroma register potrjenih VNP.

Dodatno za ponudnike storitev: V primeru, da vloži zahtevo za potrditev NP ponudnik storitev (zajem in hramba e-gradiva ter spremljevalne storitve), mora biti ta pred tem registriran pri Arhivu RS in vpisan v register ponudnikov.

Spremljanje izvajanja notranjih pravil in njihovo noveliranje

Spremljanje izvajanja NP se izvaja na podlagi predhodnega načrta presoje, ki vsebuje tudi merila za presojo posameznih določb aktov in dokumentov. Izvaja se najmanj na dve leti, v primeru arhivskega  gradiva pa na letni ravni. Notranji presojevalci morajo biti strokovno usposobljeni s področij pisarniškega poslovanja, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti. Način izkazovanja strokovne usposobljenosti notranjih presojevalcev je določen s P-ETZ.

Postopek certificiranja storitve, ki ga izvaja Arhiv RS, se šteje za spremljanje izvajanja NP.

Osebe, ki imajo s strani arhiva potrjena (V)NP in organi državne uprave, morajo pripraviti in sprejeti oziroma prevzeti spremembe in dopolnitve (V)NP vedno, ko se pri spremljanju njihovega izvajanja ugotovijo pomanjkljivosti, ki ne pomenijo odstopanja od NP, temveč pomanjkljivost samih pravil.

Osebe, ki imajo s strani arhiva potrjena (V)NP, morajo spremenjena (V)NP obvezno poslati v vnovično potrditev, kadar:

• spremembe neposredno vplivajo na dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost ali trajnost zajetega ali hranjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,
• spremembe razširjajo obseg NP.

Zahteva za potrditev spremenjenih NP mora imeti poleg dokumentacije, določene s P-ETZ, priložen tudi seznam izvedenih sprememb.

Pristojni organi:

• za potrjevanje notranjih pravil in vpis v register: Arhiv Republike Slovenije
• nadzor: Ministrstvo za kulturo
• pritožbeni (nadzorstveni):  Ministrstvo za kulturo

Dodatne informacije

V primeru, da vloži zahtevo za potrditev notranjih pravil ponudnik storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki, mora biti le-ta pred tem registriran pri Arhivu Republike Slovenije in vpisan v register ponudnikov. Potrditev notranjih pravil in vzorčnih notranjih pravil je upravni postopek v okviru katerega mnenje o skladnosti notranjih pravil s predpisi pripravi posebna komisija, ki jo v ta namen imenuje direktor arhiva izmed strokovnih delavcev arhiva.

Arhiv ob potrditvi ali pozneje, zaradi spremembe zakonodaje ali tehnološkega napredka, določi tudi rok, v katerem bo potrebno notranja pravila (ali vzorčna notranja pravila) spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v ponovno potrditev. Rok se vpiše v register potrjenih notranjih pravil, o svoji določitvi pa obvesti osebo, ki je zahtevala vpis v register, in osebe, ki so prevzele vzorčna notranja pravila in o tem obvestile arhiv. Če v določnem roku ne bo prišlo do ponovne potrditve, bo arhiv notranja pravila (ali vzorčna notranja pravila) izbrisal iz registra potrjenih notranjih pravil.

Upravne takse in drugi stroški postopkov

Za potrditev notranjih pravil oziroma potrditev vzorčnih notranjih pravil se mora plačati upravna taksa v skladu z Zakonom o upravnih taksah (ZUT), in sicer v višini 4,50 € za vlogo ter v višini 18,10 € za odločbo, skupaj 22,60 €.

Zgoraj omenjena upravna taksa se lahko plača na račun 01100-1000315637, Model 11, sklic 33413-7111002 (obvezno!). 

Arhiv bo izstavil potrdilo o plačani upravni taksi samo na zahtevek plačnika takse.

Arhiv ni zavezanec za plačilo DDV na podlagi 5. točke 5. člena in 13. točke 42. člena Zakona o davku na dodano vrednost.

Vlagatelj ima zoper odločitev arhiva pravico do pritožbe oziroma ugovora zoper odločbo ali sklep na Ministrstvo za kulturo v petnajstih dneh po prejemu odločitve. V tem primeru mora vlagatelj plačati upravno takso v skladu z ZUT, in sicer v višini 18,10 €. 

V primeru spremembe vrednosti točke se podatki avtomatsko ažurirajo.