Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varstvo, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejmejo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz njega odbrano arhivsko gradivo, pristojnemu arhivu morajo zagotoviti ogled stanja varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ter mu dajati podatke, ki jih pristojni arhiv potrebuje za vodenje evidence o arhivskem gradivu.

Po odbiranju arhivskega gradiva morajo zagotoviti hrambo tistega dela dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe. Pri prehodu javnega arhivskega gradiva v pristojni arhiv morajo javnopravne osebe sodelovati pri izdelavi pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega, odbirajo, izdelajo popis  in izročajo arhivsko gradivo.

Za izvajanje zakonskih nalog pri varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva morajo javnopravne osebe zagotoviti ustrezne materialne, kadrovske in finančne pogoje tudi s tem, da  uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom morajo opraviti preizkus strokovnih usposobljenosti pri pristojnem arhivu.

Elektronsko dokumentarno in arhivsko gradivo zaradi tehnološkega razvoja informacijske družbe, postaja prevladujoče in izjemno pomembno. V nasprotju z načelom izključnega ohranjanja izvirnega gradiva, ki velja za papirno obliko, je v primeru hrambe elektronskega gradiva potrebno tudi ohranjanje enakovrednih in verodostojnih reprodukcij gradiva.

Pravne in fizične osebe - ustvarjalci elektronskega dokumentarnega gradiva so dolžne zagotavljati dolgotrajno hrambo elektronskega arhivskega gradiva, ga vzdrževati, prepisovati na nove nosilce in migrirati v standardizirane formate do izročitve pristojnemu arhivu, kar pomeni, da morajo vzpostaviti ustrezen sistem elektronske hrambe. Pri vzpostavitvi tega sistema sodelujejo ponudniki opreme in storitev hrambe dokumentarnega gradiva in ponudniki spremljevalnih storitev, ki morajo upoštevati številne predpise s področja arhivske dejavnosti.

S Pravilnikom o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom, so določeni podrobnejši pogoji za strokovno usposobljenost in preizkus strokovne usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom ter delavcev ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, ter potek obveznega dopolnjevanja in pridobivanja dodatnega strokovnega znanja delavcev.

Kdo je dolžan obvezno dopolnjevati strokovno znanje

Uslužbenci, ki v sodelovanju s predstojnikom ali drugim pooblaščenim uslužbencem pri javnopravni osebi skrbijo za sprejem, evidentiranje in odpravo dokumentarnega gradiva v glavni pisarni, usklajevanje in nadziranje ravnanja z dokumentarnim gradivom pred prenosom v stalno zbirko, varovanje dokumentarnega gradiva v stalni zbirki ter odbiranje in izročitev arhivskega gradiva pristojnemu arhivu,

Delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev,so dolžni po uspešno opravljenem preizkusu usposobljenosti redno obnavljati in pridobivati dodatno strokovno znanje, kar se preverja na vsaka tri leta po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti.

Osebe, ki so opravile preizkus strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom na podlagi Pravilnika o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom, so usposobljene za delo z dokumentarnim gradivom na podlagi novega pravilnika.

Osebe iz prejšnjega odstavka so dolžne dopolnjevati in obnavljati strokovno znanje po pogojih iz 10. člena novega pravilnika.

Kje in kako

Vsaka tri leta po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti se morajo udeležiti vsaj enega strokovnega izobraževanja s področja iz drugega odstavka 3. člena pravilnika.

Triletno obdobje za dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja iz prvega odstavka 10. člena začne teči z dnem 5. 11. 2016, razen v primerih postopkov, povezanih z izobraževanji za pripravo na preizkus in preizkusi strokovne usposobljenosti, začetih pred začetkom veljavnosti novega pravilnika, ki se dokončajo v skladu z določbami Pravilnika o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom.

Pristojni organi

Strokovna izobraževanja prirejajo pristojni arhivi javne arhivske mreže, ki vodijo tudi pregled nad opravljenimi izobraževanji. V ta namen mu osebe iz prvega odstavka 10. člena pravilnika posredujejo ustrezna dokazila.