Arhiv izdaja državljanom za uveljavljanje njihovih pravic, državnim organom in organom lokalnih skupnosti ter drugim pravnim osebam overovljene ali neoverovljene kopije, prepise, izpise in potrdila na podlagi dokumentov, ki jih hrani.

V primeru, da kopije arhivskega gradiva potrebujete za potrebe upravnih in/ali sodnih postopkov, na to opozorite uslužbence arhiva ob naročilu reprodukcij. Postopek naročila je naveden v nadaljevanju in ga lahko izvedete osebno v arhivu, po pošti, elektronski pošti ali preko informacijske rešitve Virtualna arhivska čitalnica (VAČ).

Naročilo reprodukcij arhivskega gradiva in stroški storitve

Uporabnik lahko naročilo reprodukcij arhivskega gradiva odda bodisi osebno na predpisani naročilnici reprodukcij arhivskega gradiva, po pošti, zahtevo sporoči po elektronski pošti na elektronski naslov čitalnice arhiva osebno v arhivu, po pošti, elektronski pošti ali preko informacijske rešitve Virtualna arhivska čitalnica (VAČ). V vseh primerih mora navesti signaturo fonda, tehnično enoto in popisno enoto ali številko spisa, paginacijo, s pomočjo katere lahko identificiramo dokument, ki bo predmet reproduciranja. Izbrati mora tudi vrsto reprodukcije (na primer kopija, digitalizacija, digitalna fotografija), morebitno resolucijo, barvni način.  

Če arhiv nima tehničnih možnosti za izdelavo reprodukcij v potrebni obliki in kakovosti, sme uporabnik z dovoljenjem arhiva izdelati reprodukcije, pri tem mora upoštevati navodila uslužbencev v čitalnicah. Reproduciranje izven čitalnice arhiva nadzoruje uslužbenec arhiva, ki sme zaradi varstva gradiva postopek prekiniti oziroma prepovedati.

Uporabnik lahko naroči omejeno število reprodukcij. Rok za izdelavo je odvisen od števila reprodukcij in vrste reproduciranja (od 7 do 30 dni).

Višina nadomestila oziroma stroški za opravljanje storitev arhiva je določeno v Pravilniku o določitvi nadomestila stroškov uporabe, konserviranja in restavriranja arhivskega gradiva in hrambe zasebnega arhivskega gradiva v arhivih, ki opravljajo arhivsko javno službo (pravilnik) in njegovo prilogo, ki podrobneje določa nadomestila za storitve javnih arhivov.  

V skladu z materialnim varstvom arhivskega gradiva in iz drugih objektivnih razlogov ni mogoče reproducirati:

• kompletnih fondov in zbirk oziroma njihovih večjih delov,
• načrtov, večjih od formata A3, in načrtov na transparentnih papirjih,
• zemljevidov, večjih od formata A3,
• publikacij, arhivskih popisov in inventarjev ter vodnikov iz interne knjižnice.

Katastrske mape, načrte, zemljevide, listine, dokumente z voščenimi pečati, rokopise, urbarje in knjige je možno reproducirati (fotografirati ali skenirati) v arhivu ali z dovoljenjem v lastni režiji, ob prisotnosti delavca arhiva. 

V primeru, da je naročeno gradivo predhodno že bilo digitalizirano, stranka plača le stroške fizične reprodukcije ali izpisa na zunanji medij. 

Arhiv za stranke ne opravlja raziskovalnega dela, iskanja gradiva po tematiki, ne izvaja transkribcij ali pripravlja podatkov (na primer za potrebe kronologij, numizmatike, heraldike, genealogije ali podobno). V primeru, da stranka na storitvi vztraja, se ta v skladu s pravilnikom in prilogo nadomestil obračuna v višini 60 EUR na uro.