Nedostopnost arhivskega gradiva

Arhivsko gradivo je lahko nedostopno tudi zaradi svoje vsebine. Roke nedostopnosti opredeljujeta prvi in drugi odstavek 65. člen Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Roki nedostopnosti so določeni v primerih, ko arhivsko gradivo vsebuje tajne podatke, davčne skrivnosti ali občutljive osebne podatke.

Kadar arhivsko gradivo vsebuje tajne podatke (po zakonu, ki ureja varstvo tajnih podatkov) ali davčne skrivnosti, postane to gradivo dostopno za uporabo praviloma šele 40 let po nastanku. Razkritje tovrstnih nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice, bodisi za varnost države in drugih oseb, ali za njihove pravne interese.

Javno arhivsko gradivo lahko vsebuje tudi tako imenovane občutljive osebne podatke. Ti se lahko nanašajo na:

• zdravstveno stanje,
• spolno življenje,
• žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke,
• storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, 
• versko prepričanje in
• etnično pripadnost.

Navedeni podatki postanejo dostopni za javno uporabo praviloma 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se nanašajo, če je datum smrti znan, oziroma če ni z drugimi predpisi določeno drugače. Javno arhivsko gradivo, ki je nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, je dostopno brez omejitev, arhiv pa je dolžan prekriti (anonimizirati) zgoraj navedene osebne podatke na način, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen.

Omejitve dostopnosti arhivskega gradiva z osebnimi podatki ne veljajo za posameznike, na katere se podatki nanašajo, kakor tudi ne za njihove pooblaščence, za zakonite zastopnike in dediče, za državne organe, parlamentarne preiskovalne komisije, organe samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilce javnih pooblastil, ki dokumente potrebujejo za svoje delo oziroma jih osebe potrebujejo za uveljavitev svoji pravic.

Roke nedostopnosti je možno tako skrajšati kot podaljšati. Skrajšajo se lahko, kadar javni ali znanstveni interesi prevladujejo nad interesi posameznika, na katere se nanašajo. O teh primerih v upravnem postopku določa Arhivska komisija na podlagi vloge uporabnika. Hkrati pa se lahko roki nedostopnosti, na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma podaljšajo, vendar ne za več kot 10 let.

Posebna določila veljajo za zasebno arhivsko gradivo. Slednje se v arhivih uporablja v skladu z zakonodajo ter pogodbo o izročitvi in prevzemu, na podlagi katere je arhiv prevzel zasebno arhivsko gradivo v hrambo. V izročitvenih zapisnikih oziroma v pogodbah o izročitvi arhiv in lastnik zasebnega arhivskega gradiva določita vrste in roke nedostopnosti ter pravila uporabe.

V primeru, da je zasebno arhivsko gradivo dostopno pod določenimi pogoji, ki jih je določil izročitelj, mora uporabnik od izročitelja sam priskrbeti dovoljenje za uporabo in urediti morebitne avtorske obveznosti (moralne in materialne avtorske pravice).

Izjemni dostop do arhivskega gradiva

Če uporabnik zahteva dostop do arhivskega gradiva, ki vsebuje podatke iz prvega ali drugega odstavka 65. člena ZVDAGA, se kot nedostopni izločajo le posamezni dokumenti, ki vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti. Kadar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, se za dostop pripravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti, prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni mogoč.

V primeru, da se osebni podatki iz drugega odstavka 65. člena ZVDAGA nanašajo na žive osebe, lahko uporabnik izjemoma do teh dostopa, če predloži njihovo pisno pooblastilo, s katerim dovoljujejo, da se seznanijo z njihovimi osebnimi podatki. 

Če se uporabnik ne strinja z navedenimi omejitvami dostopa do arhivskega gradiva, ali ga potrebuje za znanstveno-raziskovalne ali publicistične namene, lahko v skladu s petim odstavkom 65. oz. prvega in drugega odstavka 66. člena ZVDAGA pri arhivu vloži ugovor, o katerem odloči arhivska komisija v upravnem postopku oziroma v primerih iz prvega odstavka 65. člena ZVDAGA Vlada Republike Slovenije v upravnem postopku.

Vloga za odobritev izjemnega dostopa do arhivskega gradiva

Vloga za odobritev izjemnega dostopa do arhivskega gradiva po 66. členu ZVDAGA se vloži pri Arhivu Republike Slovenije:

• fizično ali po pošti (mora biti podpisana);
• elektronska vloga na naslov glavne pisarne arhiva; imeti mora imeti elektronski podpis s kvalificiranim potrdilom (63. člen Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP).

Vloga se vloži na obrazcu. Vlogi mora biti priložen predstavitveni elaborat raziskave, ki mora vsebovati:

• naslov raziskave,
• nosilca raziskave (pravna oseba ali raziskovalec),
• neposredne izvajalce raziskave (osebno ime, naziv, prebivališče, razmerje do nosilca raziskave in morebitni mentor),
• raziskovalno področje (opisno),
• namen oziroma cilj raziskave,
• strokovno utemeljitev o izpolnjevanju pogojev iz prvega in drugega odstavka 66. člena ZVDAGA.

Skladno z 62. členom ZUP mora biti vloga napisana v slovenskem jeziku.

Upravne takse

V postopku je potrebno v skladu z Zakonom o upravnih taksah (ZUT) plačati upravno takso in sicer v višini 4,50 € za vlogo ter v višini 18,10 € za odločbo, skupaj 22,60 €. 

Taksa se plača na račun 01100-1000315637, Model 11, sklic 33413-7111002 (obvezno!).

Vložniki naj ob tem upoštevajo tudi taksne oprostitve iz 23. in 24. člena ZUT (takse med drugim ne plačajo študentje – za dokumente in dejanja v zvezi s šolanjem; v tem primeru je potrebno priložiti potrdilo o šolanju oz. izjavo mentorja).