Evidenca arhivskega gradiva v tujini, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence je elektronsko vodena podatkovna zbirka o arhivskem gradivu, ki ga slovenski arhivisti evidentirajo v tujini in se nanaša na zgodovino slovenskega ozemlja in Slovence. Vodimo jo na osnovi določb Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) in Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG).

Evidenco vodi državni arhiv, obsega pa:

• državo,
• ustanovo, ki hrani arhivsko gradivo (uradni naziv ustanove in kraj),
• podatke o fondu ali zbirki (signatura, naslov, čas nastanka in obseg evidentiranega arhivskega gradiva),
• podatke o osebi, ki je evidentirala (uradni naziv ustanove, osebno ime osebe (oseb), ki je popisovala arhivsko gradivo),
• čas popisovanja arhivskega gradiva ter
• zaporedno številko in datum vpisa v evidenco.

Dokumentacija o arhivskem gradivu v zamejstvu in po svetu, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, pa obsega:

• popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so jih izdelali tuji arhivi;
• popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so nastali na podlagi evidentiranja takega gradiva;
• popise reprodukcij tega gradiva, ki so bile pridobljene zaradi dopolnjevanja arhivskega gradiva v arhivih ali zaradi raziskovalnih potreb.

Evidenca in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.

Evidentiranje arhivskega gradiva

Osebe, ki so evidentirale arhivsko gradivo v zamejstvu in po svetu, morajo najkasneje mesec dni po končanem evidentiranju državnemu arhivu predati navedeno dokumentacijo in poročilo o evidentiranju na priloženih obrazcih.

Popisi in poročila od leta 2004 do 2020 so bili preoblikovani v skladu z ZVDAGA in UVDAG (ločitev poročil in popisov), pri čemer pa v vsebino nismo posegali. Rezultati evidentiranj od leta 2004 do 2020 so dostopni tudi v tiskani obliki v serijski publikaciji z naslovom Evidentiranje arhivskega gradiva v tujini, ki je dostopna v knjižnici Arhiva Republike Slovenije.